Recruter : mode d’emploi

Par William Cargill, Fondateur, Deinceps

Réussir un entretien, c’est le préparer, connaître son propre fonctionnement pour s’adapter à des profils différents, connaître et utiliser les bons outils, choisir des techniques en fonction de ses attentes et considérer le candidat, quelle qu’en soit l’issue.

L’entretien de recrutement est un exercice qu’il convient de maîtriser pour réussir. Cette nouvelle fiche devrait vous y aider. Cette fiche pratique complète la fiche sur les nouveaux enjeux du recrutement publiée en mars dernier. Véritable mode d’emploi, elle vous permet de mener vos entretiens et de recruter les talents dont vous avez besoin pour le développement de votre cabinet ou de votre équipe si vous en êtes en entreprise. Pour les collaborateurs, cette fiche vous permet également de comprendre ce qui se joue dans un entretien et ainsi de le démystifier.

Des candidats en position de force

Les talents sont rares et précieux. Il est donc important de ne pas sous-estimer les contraintes du marché. Considérer les desiderata des plus jeunes (parfois déroutants pour les recruteurs) et l’influence des nouveaux outils pour réussir ces recrutements évite un processus de recrutement défaillant.

Contrairement à ce que certains pourraient encore croire, ce sont les candidats qui sont en position de force. Certains acceptent une collaboration ou un poste par peur de ne rien trouver, mais les talents qui intéressent le marché font leur marché et sont particulièrement exigeants.

Quelques règles simples sont à connaître pour mener des entretiens de recrutement performants et recruter les meilleurs profils.

Se connaître soi-même en tant que recruteur

Un entretien de recrutement, c’est la rencontre de deux personnalités. Si la découverte de la personnalité du candidat est souvent très présente pour le recruteur, on oublie parfois que sa propre personnalité est en action dans l’entretien. Il importe donc, pour bien recruter, de bien se connaître.

Pour cela, il est utile, pour ne pas dire indispensable, de connaître l’importance des préjugés en recrutement : quels sont mes filtres ? Mes croyances ? Mes freins ? Mes irritants ? etc.

A titre d’exemple, certains ont besoin de beaucoup de détails et d’informations pour appréhender une situation et une personne. Sans ces détails, ils ne sont pas en mesure de se faire une idée de la personne et tout candidat qui ne fournirait pas spontanément les informations requises serait perçu comme peu fiable. Or, il se peut que le candidat fonctionne, lui, exactement à l’opposé et que les détails l’ennuient, voire le stressent.

A l’inverse, certains recruteurs fonctionnent « à l’instinct » et posent peu de questions, sûrs de leur fait au bout de quelques minutes. Du coup, dans l’un et l’autre cas, le recruteur pourrait passer à côté d’un excellent candidat, uniquement en raison de la divergence des besoins face aux détails.

Objectiver les situations grâce à un inventaire de personnalité

Un des moyens de pallier ces difficultés de personnalité est de recourir à des outils permettant d’objectiver les situations et les profils. Les recruteurs et les cabinets de recrutement recourent de plus en plus aux inventaires de personnalité pour les éclairer sur le fonctionnement des candidats.

Si la plupart des inventaires disponibles sont fiables, ils ne sont pas infaillibles. L’important est de ne pas passer à côté du débriefing de l’inventaire : il permet d’échanger avec le candidat sur ses traits de personnalité, sur son fonctionnement, ses besoins, et d’observer ses éventuelles réticences ou défenses face à tel ou tel aspect de sa personnalité qu’il accepte mal.

Une bonne pratique consiste à passer soi-même l’inventaire de personnalité, d’une part pour vivre l’expérience que va vivre le candidat en passant l’inventaire, et surtout, pour mieux vous connaître et appréhender votre propre fonctionnement.

Définir l’objectif de l’entretien

On ne peut bien évidemment pas lister de manière exhaustive tous les types d’entretien, mais il est important, avant de commencer l’entretien, d’avoir une stratégie pour savoir à quoi on veut aboutir : donner envie au candidat, vérifier tel ou tel point de son parcours, s’assurer de son intérêt et de sa disponibilité pour le cas où le candidat préféré déclinerait l’offre que l’on s’apprête à lui faire, prendre la tendance du marché sans avoir réellement envie de recruter, etc.

La stratégie que vous aurez choisie vous permettra de mener un entretien qui réponde à vos objectifs, et surtout de savoir comment mener l’entretien et à quel moment et de quelle manière le conclure.

Choisir un type d’entretien

En fonction de la stratégie que vous aurez adoptée, l’entretien aura une tonalité particulière. Vous pouvez ainsi mener un entretien « express » : pas plus de 30 minutes par candidat. Ce type d’entretien peut se révéler pertinent si vous avez plusieurs candidats pour votre poste et qu’il est important pour vous de les rencontrer physiquement pour faire un premier tri avant de les convoquer à un nouvel entretien plus approfondi. Ce type d’entretien dit de présélection est de plus en plus souvent remplacé par un entretien en visio-conférence

Vous pouvez aussi décider de mener un entretien « sous pression », c’est-à-dire de mettre votre candidat sous pression. Ce type d’entretien peut se révéler utile si le poste nécessite une bonne résistance à la pression, mais il est très risqué : le candidat apprécie généralement assez peu l’expérience et repart avec un sentiment désagréable, voire négatif, ce qui nuit à votre marque employeur.

Vous pouvez aussi mener un entretien « technique », qui s’attache particulièrement à tester la solidité technique de votre candidat. Plutôt approprié pour des débutants ou dans des contextes particuliers (activité de niche, par exemple), l’entretien technique se révèle, en revanche, contre-productif pour des candidats expérimentés, surtout si la vérification des compétences techniques porte sur des éléments basiques. Le recours systématique à ce type d’entretien est le plus souvent le reflet de votre besoin d’être rassuré plutôt qu’une démarche appropriée à la situation.

Analyser la candidature avant l’entretien

Cela paraît peut-être évident à certains, mais un entretien de recrutement, ça se prépare. A commencer par l’analyse de la candidature avant l’entretien lui-même : relire le CV, imaginer les questions à poser, les points à valider, les éventuelles incohérences ou interrogations qu’éveille le CV…

Un point important, avant de recevoir un candidat (ou une candidate), est de jeter un coup d’œil sur le profil Linked In de celui-ci pour recouper les informations entre Linked In et le CV. Le profil Linked In est, en effet, un profil public sur lequel il est plus délicat de maquiller la vérité. Il est donc souvent plus proche de la réalité.

Même si certains s’en offusquent parfois, il est également intéressant de « google-iser » votre candidat. Il s’agit d’informations publiques, consultables par tous, et qui peuvent vous éclairer sur la personnalité de celui ou celle que vous allez rencontrer. A l’heure des réseaux sociaux, ne pas consulter les informations disponibles sur la toile pourrait, dans certaines situations, relever de la faute professionnelle.

En relisant le CV du candidat, en se replongeant dans sa candidature avant l’entretien, on se met en disposition d’accueillir la personne et d’aller la découvrir.

Se préparer à l’entretien : la règle du P.P.D.A.

Préparation : il s’agit de se mettre en condition de recevoir le candidat.

Ponctualité : recevoir le candidat à l’heure prévue, sans le faire attendre. Il est aussi important que le plus gros client car il va précisément travailler pour lui.

Disponibilité : être disponible pour le candidat signifie être là pour lui, lui consacrer un temps de qualité et donc, ne pas prendre d’appels téléphoniques ou regarder son smartphone mais montrer de l’intérêt à sa présence et à sa candidature.

Accessibilité : s’assurer en amont que le candidat sait comment accéder à vos bureaux et qu’il sera correctement pris en charge à son arrivée.

Les étapes-clé de l’entretien : accueil, présentation, investigation, poste à pourvoir, conclusion

Une fois que vous êtes en entretien avec votre candidat, l’entretien proprement dit débute. Voici les étapes-clé pour mener un bon entretien.

L’accueil : en tant que recruteur, il vous appartient de poser le cadre (temps imparti à l’entretien, attentes, déroulé de l’entretien…). Une fois le cadre posé, c’est au candidat de parler en premier en lui demandant de présenter son parcours. Vous pouvez, par exemple, lui demander dans sa présentation, de mettre l’accent sur les éléments qui lui semblent importants ou, autre exemple, les motivations qui l’ont poussé à quitter chaque poste et celles qui l’ont poussé à choisir le poste suivant.

La phase d’investigation : une fois la présentation finie, ne vous précipitez pas sur la présentation du poste que vous cherchez à pourvoir. C’est le moment de passer à la phase d’investigation : posez des questions, éclaircissez les points qui vous paraissent flous ou confus, demandez des détails sur des éléments importants pour vous, faites-vous donner des exemples concrets : ils sont beaucoup plus enrichissants que les généralités.

Un bon moyen d’obtenir des réponses précises est d’inclure les mots « précisément » ou « exactement » dans votre question. N’hésitez pas à poser des questions a priori déroutantes, non pas pour déstabiliser le candidat ou le mettre mal à l’aise (rappelez-vous, vous avez besoin de lui et vous devez être attractif, pas le faire fuir), mais pour observer ses réactions et sa capacité à rester cohérent dans ses réponses malgré la surprise.

Enfin, assurez-vous à cette étape de ses prétentions en terme de rémunération et de tout obstacle à son recrutement : distance éloignée du domicile, conjoint appelé à une mobilité prochaine, horaires…

La présentation du poste : lorsque vous estimez avoir obtenu suffisamment d’informations, il vous appartient alors de présenter votre structure, équipe et le poste à pourvoir. Ne sur-vendez pas le poste. Présentez-le de manière attractive, sans plus. Si vous avez un candidat peu loquace, demandez-lui s’il a des questions à poser, s’il s’estime suffisamment informé, comment il se positionne par rapport à ce que vous venez de lui présenter… Il s’agit, pour vous, de lever d’éventuels doutes ou réticences que le candidat pourrait avoir et qu’il ne partagerait pas spontanément.

La conclusion de l’entretien : Quand les deux parties s’estiment suffisamment éclairées et/ou que le temps prévu pour l’entretien touche à sa fin, il est temps de conclure l’entretien, et notamment d’informer le candidat de la suite du processus. Si vous savez que vous ne donnerez pas suite à la candidature, il est préférable de le dire tout de suite, en expliquant de manière factuelle à la personne pour quelles raisons sa candidature n’est pas retenue. Les candidats apprécient, quand ils ne sont pas retenus, de connaître les raisons qui vous conduisent à cette décision et l’acceptent le plus souvent très bien. Ils repartent alors avec un ressenti positif et contribuent au rayonnement de votre marque employeur.

Attention : l’entretien n’est pas totalement fini quand le candidat est reparti. Il faut finir de traiter sa candidature : remplir une feuille d’évaluation, enregistrer les commentaires de l’entretien dans la base de données si vous en avez une, fixer le prochain rdv, éventuellement avec d’autres personnes de votre structure, etc.

Savoir dire « non » aux candidats non retenus

Dans un processus de recrutement, il n’y a qu’un seul des candidats qui est recruté. Ce qui implique que tous les autres sont rejetés. Il convient donc, les concernant, de mettre fin au processus de recrutement et de les en avertir. C’est souvent vis-à-vis de ces candidats non retenus que les recruteurs sont le plus mal à l’aise. Ne sachant trop quand leur dire que leur candidature n’est pas retenue, à quel moment leur dire et comment le leur dire, un grand nombre ne fait tout simplement rien et laissent les candidatures « mourir ».

Si un candidat peut comprendre et accepter de ne pas être retenu sur un poste, en revanche, il n’accepte jamais qu’on ne l’en ait pas informé ! C’est, au demeurant, une règle élémentaire de courtoisie et de considération que d’informer le candidat du sort réservé à sa candidature.

Il est donc indispensable de mettre fin au processus vis-à-vis des candidats, et de le faire de manière formelle et explicite. A chacun sa manière de faire, mais plus le candidat est expérimenté et plus le processus concerne un poste à responsabilité, plus il est conseillé d’annoncer la nouvelle personnellement et en l’expliquant. Le candidat en question est, par définition, quelqu’un qui a du poids dans l’écosystème qui est le vôtre et vous avez intérêt à garder un contact privilégié avec lui.

Vous pouvez, par exemple, lui expliquer que, malgré ses excellentes compétences techniques et la qualité des dossiers qu’il a eu à traiter, son niveau d’anglais est malheureusement en-deçà de celui attendu par votre clientèle. Ce pourrait être, pour un autre, de lui dire que vous avez eu un meilleur contact avec un autre candidat et que c’est celui-là que vous avez finalement retenu.

Intégrer le candidat avant même son arrivée

Une fois que vous avez sélectionné le candidat que vous souhaitez recruter, il s’agit de lui faire une offre. Surtout, ne traînez pas ! De nombreux recruteurs passent à côté du candidat qu’ils avaient choisi en mettant trop de temps à revenir vers eux. Fini le temps où s’écoulaient trois semaines entre l’entretien et la proposition d’embauche. Il faut être réactif. D’autant que vous n’êtes pas forcément le seul à vouloir recruter le candidat… Il est très important, dans cette phase de pré-recrutement, de maintenir un contact étroit et régulier avec le candidat, de le « tenir au chaud ». Il doit sentir qu’il vous intéresse et que vous souhaitez vraiment qu’il vous rejoigne.

Durant cette période et avant de faire votre offre, assurez-vous que celle-ci sera attractive pour le candidat et que vous n’allez pas « le perdre » en lui faisant une proposition qui le décevra. Il est en effet très difficile de remotiver un candidat déçu par une première proposition.

Une fois la proposition acceptée par le candidat, il ne faut pas le perdre pour des questions de pesanteur administrative et il convient donc de lui faire signer le contrat sans délai. Le recrutement n’est en effet achevé qu’une fois le contrat signé. Mais, en fait, le recrutement n’est pas tout à fait achevé. Entre la signature du contrat et l’arrivée du candidat, il vous faut là encore maintenir un contact régulier, lui faire sentir qu’il fait déjà partie de l’équipe, même s’il n’est pas encore physiquement parmi vous.

Cette phase est primordiale car elle conditionne la qualité de l’intégration future de votre candidat.

Savoir mener efficacement un entretien de recrutement est, aujourd’hui, incontournable pour recruter les collaborateurs dont vous avez besoin. Comme nous l’avons rappelé, les attentes des candidats changent, les modes de recrutement changent aussi, se professionnalisent (recours de plus en plus fréquent à des entretiens de pré-sélection par vidéo), la concurrence sur certains profils s’intensifie, la capacité d’attraction de votre structure évolue d’année en année (favorablement ou non), et il vous faut donc acquérir cette compétence pour poursuivre le développement de votre structure.

N’hésitez pas à vous former au recrutement : les techniques et les postures s’apprennent et ont démontré leur efficacité. Les environnements concurrentiels l’ont bien compris et forment les dirigeants, associés et collaborateurs intervenant dans les processus de recrutement pour réussir à s’attacher les meilleurs talents.