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La communication interne : les nouveaux défis !

Par Charlotte Vier et Géraldine Otto - Avocom

Les responsables de la communication dans les grandes entreprises ont depuis longtemps bien compris que la communication interne était un outil managérial et de performance indispensable. Favoriser la circulation des informations, renforcer l’esprit d’équipe, partager les savoir-faire... qu’elle soit écrite ou orale, la communication interne est un facteur-clé du succès, non seulement dans les entreprises… mais cela vaut aussi pour les cabinets d’avocats.

Même si de prime abord le statut libéral, fondement de la profession d’avocat, peut apparaître comme un frein à la mise en place d’outils de management, il convient de remarquer que les avocats ont parfaitement compris l’intérêt de mettre en œuvre une stratégie de communication efficace dans leurs structures.

La communication interne devrait occuper une place centrale dans les cabinets d’avocats. Or, le contexte économique difficile et incertain que nous connaissons, et le développement fulgurant et incontournable des technologies de l’information, n’encouragent pas du tout les responsables à placer la communication interne au cœur de leurs préoccupations. La tentation est grande pour eux de la reléguer au dernier rang de leurs priorités…

C’est pourtant en période de tension que la communication trouve tout son sens et sa place fondamentale dans le management d’une structure. Il nous paraît, dans ce contexte, primordial de miser sur l’humain et de poursuivre ses investissements dans la communication vis-à-vis des équipes.

1. A l’heure des nouvelles technologies et des réseaux : miser sur l’humain

La question de la communication est complexe et délicate, à l´heure des technologies de l’information et des réseaux. Le risque est certes, de déshumaniser les échanges entres les hommes, de créer un enfermement entre les équipes, mais l’expérience montre aussi que les technologies sont une chance pour les hommes. Notons qu’il serait certainement utile de « rajouter de l´humain » dans les cabinets.

Communication interne : savoir créer du lien social professionnel entre les avocats

La place du dialogue à l´intérieur du cabinet est fondamentale  et c’est le rôle de la communication interne d’encourager les relations positives et productives entre les hommes afin de mieux faire travailler les avocats ensemble.

Les responsables des cabinets d’avocats ont, entre autres, pour mission de réussir à créer du lien entre les avocats et le staff, à leurs divers niveaux. Le bien le plus précieux que possède un cabinet est son personnel, c´est là véritablement son capital humain.

La communication interne transmet les valeurs du cabinet

Les responsables de cabinets ont un rôle majeur à jouer, auprès des avocats, dans la compréhension de la stratégie du cabinet. A un premier niveau, il appartient aux associés de s’accorder sur les fondements et valeurs du cabinet pour ensuite pouvoir relayer les messages de façon claire et d’une seule voix.

Il s’agit du pré requis incontournable à la mise en œuvre d’une politique de communication externe. Chaque membre du cabinet étant un vecteur potentiel d’informations sur ses valeurs, ses compétences, ses services, il serait dommage de négliger l’impact de la communication informelle véhiculée par tous. Il faut donc prioritairement s’assurer du message véhiculé et poser le discours de présentation du cabinet en interne avant de le propager vers les clients, les prospects ou la presse.

La communication interne est indispensable au développement du cabinet

Comment travailler sur le cross selling si les uns ne savent pas ce que font les autres ? Partager les connaissances, échanger des retours d’expérience est naturellement source d’enrichissement des compétences et donc d’amélioration de la qualité du travail de chaque avocat.

La communication interne  est également un outil de motivation des équipes et un instrument d’accompagnement des décisions prises dans les cabinets d’avocats. Ainsi, les collaborateurs et les salariés sont des acteurs du cabinet : il n’est pas possible de les mobiliser sans les tenir informés des règles applicables en matière d’association, de gestion de carrière ou encore sur les objectifs économiques, financiers, sociaux, culturels…

Comprendre les projets du cabinet, être informé des arrivées, des évènements programmés permet aux collaborateurs de confirmer leur confiance dans le management et de conforter leur choix de rejoindre une structure porteuse et dynamique.

Communiquer en amont sur les décisions, notamment dans des situations de crise (départs d’équipes, licenciement, etc.) permet évidemment de bien mieux les faire accepter, mais aussi d’éviter les rumeurs aux conséquences parfois désastreuses en interne comme en externe.
A titre d’exemples, vous trouverez ci-après des outils qui peuvent être utilisés afin de renforcer la cohésion entre les équipes :

L’instauration de déjeuners d’équipes chaque mois peut être un moyen convivial de favoriser les échanges d’informations entre les avocats, ou organiser des évènements de « Team building » permet d’orienter un groupe vers un objectif commun, la valorisation et l'expression des compétences de chacun, la meilleure circulation possible de l'information, la création d'un climat qui développe la motivation. Les séminaires permettent de faire le point avec les équipes. On y parle stratégie, on s'interroge sur « ce qui va » et « ce qui ne va pas », on y félicite les meilleurs éléments et, bien souvent, on y cultive une certaine ambiance festive pour souder le groupe et relancer la motivation.

L’intranet est également un véritable outil stratégique de communication interne du cabinet ; il a pour but de faciliter l'accès à l'information. Il s’agit d’un parfait vecteur pour les messages : présentation et accueil des nouveaux arrivants mais également partage des informations relatives à l’actualité du cabinet (classements et trophées obtenus, gros succès judiciaire, fêtes et évènements), afin de maintenir à jour les informations dont chacun dispose sur le cabinet. Le journal interne, un peu plus fastidieux, est aussi toujours apprécié par les équipes.

2. Communication interne : un investissement nécessaire dans un contexte de crise

Dans ce contexte de crise économique, la tendance est plutôt à la frilosité des cabinets, et donc à la réduction du budget communication. Certes, elle représente un facteur de coût, mais c’est un investissement nécessaire. C’est en période de tension que la communication trouve au contraire sa place fondamentale dans le management d’une structure.

Il n’existe pas de modèle unique et standard de communication interne efficace. Chaque cabinet doit mettre en place, en fonction de sa structure, sa propre communication interne et doit se tenir sans cesse au fait des bonnes pratiques afin de trouver son modèle qui ne doit pas être figé.

En période de crise, il est important d’informer les clients sur l’ensemble des services proposés par le cabinet, en valorisant les expertises porteuses et en essayant de susciter de nouveaux besoins. Il s’agit également de rassurer en interne sur la capacité du cabinet à traverser sereinement une période plus compliquée.

Cela permet en tout état de cause de maintenir la visibilité du cabinet sur le marché, de préparer la sortie de crise et d’apparaître comme un incontournable dès les premiers signes de la reprise. Les cabinets qui auront eu cette vision seront à l’évidence ceux qui connaîtront le regain d’activité le plus rapide.

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