Rôle et missions d’un chef de projet (2^ème partie)

« Chef de projet »… voilà un rôle qui, selon les cas, peut faire rêver ou susciter de grandes inquiétudes ! Suite de notre fiche pratique « Rôle et missions d’un chef de projet - 1ère partie ».

Dans une première fiche pratique sur le rôle et les missions d'un chef de projet, nous avons examiné le rôle du chef de projet dans le cadre de l'organisation mise en place autour du projet et dans son rapport aux autres catégories d'intervenants (sponsors, contributeurs). Nous avons rappelé que pour faciliter la gestion d'un projet, il est important de respecter certains grands principes, et en particulier la clarté des rôles, les circuits de prise de décision et la définition des limites de l'autonomie du chef de projet afin qu'il puisse être un « chef d'orchestre » efficace.

Le chef de projet intervient dans toutes les phases de la gestion d'un projet : préparation et exécution. Selon les projets, la préparation sera plus ou moins approfondie et sa durée peut varier de quelques heures à plusieurs semaines. Il revient au chef de projet de coordonner cette préparation en lien avec les sponsors et les contributeurs. Puis, lors de la réalisation ou de l'exécution du projet, le chef de projet ajoute une autre dimension à son action, celle d'animateur de l'équipe-projet. Enfin, il est aussi celui qui communique autour du projet, en interne, voire, parfois en externe.

Gérer la préparation du projet

Dans la préparation d'un projet, plusieurs étapes sont nécessaires et elles seront conduites par le chef de projet. Tout d'abord, il clarifiera les objectifs avec les sponsors et les parties prenantes du projet. Ensuite, il formera l'équipe-projet (parfois également appelée groupe de pilotage). Le chef de projet aura aussi pour tâche d'identifier les principaux contributeurs au projet, de produire un budget détaillé et de construire un retro-planning. Tous ces outils de planification et de gestion financière seront utilisés comme outils de pilotage lors de la réalisation du projet.

Coordonner la réalisation du projet

Dans la phase de réalisation, le rôle du chef de projet est le pivot de l'organisation. Il devient notamment manager d'une équipe-projet, éphémère mais bien réelle, à laquelle appartiennent les principaux intervenants. A ce titre, le chef de projet a pour mission de gérer la performance (capacité à produire un travail de qualité dans les contraintes de coûts mais aussi de temps fixés au départ), de motiver et soutenir l'équipe et de faire circuler l'information dans l'équipe et à l'extérieur.

Animer l'équipe-projet

L'animation de l'équipe-projet est un exercice parfois complexe car il se déroule dans un contexte où les activités liées au projet se superposent aux activités habituelles des personnes. Les membres de l'équipe-projet sont bien souvent tiraillés entre plusieurs priorités et leurs attentes en termes d'efficacité d'animation sont souvent très élevées. C'est la raison pour laquelle il est fortement conseillé au chef de projet de passer du temps à préparer les réunions de l'équipe-projet et à produire des ordres du jour pertinents et réalistes. Il est également recommandé de planifier à l'avance et sur un rythme régulier (jour et horaire spécifique dans la semaine) les réunions de l'équipe-projet.

Enfin, le chef de projet conduira les réunions de pilotage du projet en gardant à l'esprit que leur objectif est double : d'une part, valider le bon déroulement du projet et, d'autre part, accompagner la résolution des éventuelles difficultés rencontrées par les membres de l'équipe-projet. Les principales questions qui seront posées par le chef de projet aux membres de l'équipe sont :

• « Comment avançons-nous par rapport au planning ? »
• « Comment nous situons-nous par rapport au budget prévu ? »
• « Quels obstacles ou problèmes rencontrez-vous dans l'avancement de(s) tâches dont vous avez la responsabilité dans le cadre ce projet ? »
• « Comment puis-je vous aider à les résoudre ? »

Le chef de projet a donc pour mission de maintenir et renforcer la motivation des membres de l'équipe tout au long de la durée du projet. Les réunions de pilotage seront alors les espaces d'expression des membres de l'équipe-projet sur leurs difficultés à avancer sur le projet. A cet égard, les difficultés les plus courantes relèvent souvent du conflit de priorités et des problèmes issus par d'une communication défaillante ou de malentendus. Le chef de projet devra faciliter cette communication et avoir l'influence ou l'autorité nécessaire pour dénouer les conflits de priorités.

Etre le relais de l'information et le porte-parole

En gestion de projet, la communication et la circulation de l'information autour de l'avancement du projet sont bien souvent négligées, faute de temps, de savoir-faire ou simplement parce les personnes impliquées pensent que « faire » est suffisant : elles négligent donc le « faire-savoir ». C'est pourtant une des missions les plus importantes du chef de projet qui pourra, par une communication préparée et réalisée avec soin, trouver les leviers nécessaires pour faire avancer le projet.

Gérer les imprévus

Malgré une préparation soigneuse, il sera difficile d'éviter les imprévus, les oublis et les exceptions. Là encore, le rôle du chef de projet est critique, pour éviter que le projet ne dérape.
Les imprévus nécessitent une analyse rationnelle, plutôt que des réactions émotionnelles. Se baser sur les faits et uniquement les faits, vérifier les informations, maintenir des échanges courtois et respectueux font partie des règles de base qui permettent de gérer les problèmes et les crises. Ce qui compte n'est pas le problème lui-même ou qui en est à l'origine mais bien la façon dont il peut et va être résolu.

Faire le bilan du projet

En fin de projet, il est recommandé au chef de projet de suivre une double démarche du type « bilan ». Sur le plan du management, on trouvera souvent très utile de tirer des enseignements sur ce qui a marché et ce qui n'a pas marché, les erreurs qui ont été commises, les méthodes ou les outils qui ont été utiles et pourront être réemployés à l'avenir. Sur le plan humain, manifester une reconnaissance pour le travail qui a été réalisé est également fondamental. Remercier chacun pour sa contribution - quelle que soit sa valeur et son impact dans le projet - rappelle à tous qu'un projet est d'abord et avant tout un travail collectif de construction et d'amélioration.