Organiser votre rentrée comme un projet

La « rentrée » de septembre est, pour beaucoup d’entre nous, traversée de mouvements divers et parfois contradictoires : reprise des dossiers ou missions, mise en action de nouvelles initiatives, changements dans les équipes... Le rythme s’accélère de nouveau et bientôt il n’y aura, comme chaque année, plus assez de temps pour prendre du recul car chacun sera lancé dans l’action.

En parallèle, nous sommes souvent tentés d’éviter les « problèmes » ou les situations difficiles laissées de côté pendant les vacances d’été. La perspective de renouer avec la gestion de certains dossiers n’est pas enthousiasmante. Pour d’autres, c’est l’inverse et nous souhaiterions voir ceux-ci avancer plus vite. L’état d’esprit de rentrée est, bien souvent, mitigé ! Les principes de la gestion de projet peuvent nous aider à approcher cette période importante pour la réussite de l’année de façon plus sereine et efficace.

1. Rappel : les principes de la gestion de projet

Gérer un projet consiste avant tout à maîtriser un certain niveau de complexité : un projet est un ensemble plus ou moins complexe de tâches à accomplir en vue d’un résultat spécifique ou pour atteindre un ensemble d’objectifs. La complexité peut être liée au nombre de tâches à accomplir, à la multiplicité et la variété des expertises et/ou des intervenants sur le projet. Pour gérer cette complexité, la délégation et la coordination sont indispensables car une personne ne peut tout faire ni tout contrôler. Celles-ci passent par la mise en place d’un mécanisme de pilotage qui permet de vérifier régulièrement l’avancement du projet et de valider que les objectifs seront atteints.
Autre point important, le temps : le projet comporte un début et une fin, une échéance. Souvent, cette échéance constitue un enjeu qui contraint l’organisation du projet et la façon dont les intervenants vont interagir et travailler. Dans un projet, certaines tâches, pourtant nécessaires peuvent être réalisées dans un intervalle de temps flexible. D’autres, en revanche, si elles ne sont pas réalisées à une certaine date, liée à l’échéance finale, induiront un retard dans la réalisation du projet. Ces dernières se situent sur ce que l’on appelle le « chemin critique ». Par exemple, dans l’organisation d’un événement, l’envoi des invitations peut s’étaler entre 6 à 4 semaines avant la date prévue ; en revanche, si le traiteur n’a pas fini d’installer le matériel au moment de l’heure d’arrivée des invités, l’événement ne pourra pas commencer à l’heure indiquée. Une planification à la fois précise et réaliste est donc cruciale dans la gestion d’un projet. Il faut savoir distinguer les tâches qui peuvent s’ajuster dans le temps et celles qui, si elles ne sont pas réalisées à une date précise, vont mettre en péril le projet. Ce cadre temporel impose une gestion des ressources et des priorités. L’improvisation de dernière minute doit être réservée aux situations totalement imprévues. A l’inverse, l’anticipation est l’un des facteurs-clé de succès dans la réalisation des projets.

2. Les principes de la gestion de projet appliqués à la rentrée

- Se fixer des objectifs pour le mois de septembre et le 4^ème trimestre

Un projet n’existe que parce des objectifs nécessitent d’être atteints. En gestion de projets, ces objectifs sont explicitement formulés en début de projet et permettent de cadrer l’ambition de celui-ci. Se fixer des objectifs permet de ne pas se disperser et de calibrer les efforts et les ressources investies dans le projet. Une réflexion individuelle ou, mieux, collective sur les objectifs pour la rentrée permettra de focaliser l’attention sur les sujets ou missions prioritaires et de réduire le stress lié à l’impression d’éparpillement. Les objectifs doivent être réalistes et, s’ils sont discutés au sein d’une équipe, chaque membre de l’équipe doit être d’accord sur le fait qu’ils soient atteignables, afin de créer l’adhésion. Une réunion (ou un temps personnel) de cadrage ne se limitera donc pas à lister tout ce qu’il y a à faire. Elle s’orientera plutôt vers un questionnement tel que « quelles sont nos attentes pour les mois à venir sur le plan financier, commercial, RH… ? ». Les objectifs ne doivent pas être trop nombreux et on vérifiera qu’ils n’entrent pas en contradiction les uns avec les autres.

- La reprise des dossiers en cours

Faire le point sera d’autant plus simple et plus efficace qu’un système de reporting a été mis en place en amont. Pour faciliter le système de reporting, il est conseillé de :
- Privilégier la remontée d’informations de la part de vos collaborateurs : ceux-ci doivent préparer à l’avance l’ensemble des points à revoir avec eux ;
- Déterminer en fonction des priorités, le planning de ces réunions de suivi ;
- Préférer les réunions ou entretiens limités à un seul dossier même si elles sont très courtes, avec les interlocuteurs appropriés.
Cela signifie, dans un premier temps, qu’on accordera une priorité à la coordination et l’organisation du travail plutôt qu’à la production ou à l’action.
Parfois, en raison de changements internes ou externes, la division des tâches devra être modifiée ou adaptée. La rentrée est souvent le moment de recaler les rôles de chacun et de vérifier que la délégation a bien fonctionné. Et, bien sûr, d’ajuster ou de préciser avec les intéressés les modalités de la délégation, voire d’élever les niveaux de délégation (certaines personnes pouvant avoir démontré, par exemple, une capacité d’autonomie importante en l’absence de l’associé ou de leur responsable hiérarchique).

- La gestion des priorités – organiser dans le temps

Entre reprise des dossiers en cours et lancement de nouvelles actions, une clarification des priorités est toujours nécessaire. Celle-ci donnera ensuite lieu une planification des tâches ou des missions. Une réunion d’associés, en particulier, pourra être consacrée à une revue générale des dossiers internes (marketing, RH, informatique, etc.) en lien avec le management et le développement du cabinet d’ici la fin de l’année. Le but de l’exercice consiste à trouver un bon équilibre dans la répartition des actions à mener en septembre puis au cours du quatrième trimestre. Certaines personnes, dès la rentrée, veulent avoir déjà tout terminé alors que d’autres reportent volontiers en fin d’année civile. Trouver cet équilibre n’est pas évident mais est nécessaire et, surtout, sain, car il permet d’accueillir l’inattendu, qu’il soit positif ou négatif, de façon plus détachée.