Mettre en place une politique avocats au sein de la direction juridique

Bien au-delà d’une liste de cabinets d’avocats favoris, la politique avocats permet de structurer et optimiser le recours et le choix des cabinets d’avocats qui vont accompagner la direction juridique de l’entreprise. Les nombreuses missions menées avec les directions juridiques de grandes entreprises et d’ETI (Entreprise de taille intermédiaire) ont mis en exergue 5 points-clés pour mettre en place et optimiser la politique avocats de la direction juridique.

1- Connaitre l’exhaustivité des dépenses avocats
- Collecter toutes les dépenses avocats suivies par la direction juridique ;
- S’assurer de l’exhaustivité des coûts avocats au sein de l’entreprise :

• Collaborer avec les départements Finance et Achat ;

• Interroger des clients internes en France et à l’international (si applicable).

2- Analyser si le recours aux conseils externes est structuré et optimisé (analyse approfondie des dépenses avocats)
- Par cabinet d’avocats ;
- Par domaine de compétence ;
- Par business et/ou pays ;
- Modes de facturation des honoraires (taux horaire, sur devis, blended rate…) ;
- Process de facturation (nombre, montant…).

3- Cartographier la valeur ajoutée des dossiers et définir des critères d’externalisation
Pour chaque grande typologie de dossier ou étape de traitement d’un dossier, identifier ce qui doit être externalisé et sur quels critères.
- S’il faut le traiter en interne :

• Pourquoi (manque de ressources, manque d’expertise…) ?

• Dans quel(s) cas de figure est-il recommandé d’externaliser ?

- S’il faut le confier à un cabinet d’avocats :

• Pourquoi ?

• Dans quel(s) cas de figure est-il recommandé d’externaliser ?

4- Mettre en place le(s) panel(s) de cabinets d’avocats, aligné(s) avec la cartographie de la valeur ajoutée
- Sur la base de la cartographie de la valeur ajoutée, identifier à quel type de cabinet confier quel type de dossier (selon le mix valeur ajoutée/prix)

• Cabinet Tier I (ex : « Magic Circle ») ?

• Cabinet d’avocats Tier II ?

• Cabinets de niche ?

• Cabinets de province ?

• Cabinet LPO (Legal Process Outsourcing) ?

- Définir les besoins – quels panels pour quels domaines de droit et dans quels pays/régions ?

• Panel global vs local ?

• Panel généralistes vs d’expertises ?

- Lancer l’appel d’offres (si nécessaire)

• Lister les cabinets à solliciter (travaillant déjà avec la direction juridique et/ou nouveaux)

• Lancer un Request for Proposal (RFP) (précédé d’un Request for Information (RFI) si besoin) contenant :

            - Reporting attendu de la part des cabinets partenaires sélectionnés;

            - Alternative Fees Agreement (AFA) ;
            - « Services gratuits » proposés par les cabinets d’avocats (knowledge, formations, etc.) ;
            - Veille.

• Sélectionner des cabinets et contractualiser.

5- Mise en place de la politique avocats
La rédaction d’un document « politique avocats » marque la finalisation du process. La politique avocats doit inclure :
- La définition des règles de recours aux cabinets d’avocats ;
- La liste des panels d’avocats ;
- Les modes de facturation ;
- Le reporting attendu de la part des cabinets d’avocats ;
- Les « services gratuits ».

In fine, la mise en place d’une politique avocats doit répondre à trois objectifs :
1) mieux gérer les risques juridiques en définissant des règles internes de recours aux cabinets d’avocats (en s’assurant systématiquement de l’accord du juriste concerné) ;
2) s’assurer que les prestations fournies par les cabinets d’avocats correspondent aux exigences et attentes de la Direction Juridique et de ses clients internes ;
3) maitriser et superviser les dépenses juridiques externes.