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Les appels d'offre pour les cabinets d'avocats d'affaires

Par Jérôme Rusak - Associé DAY ONE

Ces dernières années de plus en plus de cabinets ont été confrontés aux appels d’offre : phénomène récent porté par le poids croissant des directions achats dans l’achat de prestations intellectuelles, ces appels d’offre appellent les cabinets à se structurer.

Pour répondre à un appel d'offre, il existe plusieurs cas possibles parmi lesquels :
- Appels d’offre sans panel;
- Appels d’offre pour faire partie d’un panel;
- Appels d’offre pour rentrer dans le panel puis appel d’offre au sein même du panel à partir d'un certain seuil).

Quelque soit le cas de figure, plusieurs points doivent être pris en compte :
 
1. Avant l’appel d’offre
1.1. Se faire référencer dans les panels
- Contacter les services achats et/ou directions juridiques, directions fiscales, directions financières
- Identifier les dates et modalités pour être présent dans les panels
1.2. Identifier les appels d’offres publics
- Inscrire le cabinet à une veille des marchés publics

2. Avant de répondre à l’appel d’offre

2.1. Définir s’il faut répondre ou pas
- Le cabinet a-t-il une chance ?
- Le client potentiel est-il on/off strategy ?
- Valider les dernières interrogations en appelant

2.2. Répondre le cas échéant au RFI (Request for Information) puis au RFP (Request for Proposal)

2.3. Construire l’équipe et les références

2.4. Valider la compréhension de la mission
- S’assurer qu’on répond à l’ensemble des questions de l’appel d’offre
- S’assurer qu’on répond à l’ensemble des critères de choix
- S’assurer qu’on propose une méthodologie adaptée au besoin du client et non pas une proposition standard

2.5. Valider la proposition financière
- Expliquer le mode de facturation et la valeur ajoutée correspondante

2.6. Envoyer la proposition en respectant les contraintes
- Format papier ou format électronique (signature électronique à prendre en compte)
- Envoi d’une copie de sauvergarde

2.7. Préparer l’oral si le cabinet est « short-listé »
- Organiser une répétition au sein du cabinet
- Préparer l’équipe

3. Après l’appel d’offre
3.1. Identifier les raisons de l’échec (si échec) en appelant
3.2. Capitaliser en interne sur les retours d’expérience
3.3. Améliorer les process

CONCLUSION
Qu’ils le veuillent ou non, les cabinets d’avocats d’affaires sont aujourd’hui confrontés à une nouvelle donne. Si les décideurs finaux demeurent les directions fonctionnelles, ils se doivent de structurer leur approche pour réussir à identifier les opportunités suffisamment en amont pour pouvoir proposer la réponse la plus pertinente possible.

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