Prise de décision et communication interne (1ère partie)
Cette fiche (et la fiche n°14) a pour objet de poser la réflexion autour des questions de prise de décision et de communication interne dans le cadre de projets de changement - par exemple, les déménagements.
De façon générale, les déménagements sont des projets à dominante « technique » et logistique, faisant appel à des compétences spécifiques et éloignées du métier d’avocat, et mobilisent en priorité les services supports des cabinets, les avocats devant continuer à se consacrer à leurs clients.
Mais, dans le même temps, ils constituent un grand changement sur le plan culturel et psychologique et, donc, marquent parfois une étape-clé dans l’histoire d’un cabinet (« la fin d’une époque », « un renouveau », etc.).
Enfin, les déménagements représentent une occasion privilégiée d’impulser ou de mettre en place des changements organisationnels et comportementaux au sein d’un cabinet, voire, dans certains cas, de modifier de façon significative l’équilibre interne du partnership.
L’enjeu d’un tel projet dépasse donc le déménagement proprement dit.
Le défi à relever consiste alors à conduire le projet de déménagement sous l’angle du changement humain et pas uniquement technique. En raison de la configuration propre aux cabinets d’avocats, les facteurs psychologiques et relationnels sont déterminants pour le succès de l’opération, sur le plan de la prise de décision (qui décide quoi ?) et de la communication interne.
En matière de prise de décision, il existe trois approches possibles :
• l’approche directive (ou « autocratique »)
• l’approche consultative
• l’approche participative
Approche directive
L’approche directive consiste à confiner la prise de décision et à progresser dans la logique du « fait accompli ». Dans cette perspective, le nombre des décideurs est réduit et souvent limité à ceux qui ont les connaissances techniques permettant la prise de décision.
Avantages
Minimise le temps passé à prendre les décisions (consultation ou construction d’un consensus)
Evite des impasses décisionnelles qui pourraient retarder la réalisation du projet
L’effort reposant sur un nombre limité de personnes, les autres peuvent se consacrer à leurs missions habituelles et aux clients
Inconvénients
Augmente le risque d’erreurs si la consultation a été négligée ou trop limitée
Génère des conflits de légitimité ; les décisions prises sont contestées parce que le mode de prise de décision n’est pas accepté
L’effort reposant sur un nombre limité de personnes, celles-ci doivent faire face à une trop forte pression
La prise de décision autocratique tend à minimiser la communication et la diffusion d’informations pourtant nécessaires
Approche consultative
L’approche consultative vise à recueillir les souhaits ou opinions d’individus sur une décision à prendre. La décision cependant, ne leur appartient, pas au contraire de l’approche participative (cf ci-dessous).L’enjeu principal, dans ce cas, est d’identifier la ou les personnes qui seront consultées.
Avantages
Les décisions prises sont moins contestables
Minimise risque d’erreurs et les coûts associés
Inconvénients
Peut créer des conflits selon les critères de choix des personnes consultées
Les personnes consultées peuvent souhaiter une logique plus participative
Approche participative
L’approche participative consiste à rechercher l’adhésion, voire le consensus, à un grand nombre de décisions ayant trait au projet. Les personnes impliquées dans les décisions sont nombreuses et ne possèdent pas toujours les compétences ou les connaissances techniques nécessaires pour comprendre les enjeux : un effort de pédagogie est donc nécessaire.
Avantages
Les décisions prises sont moins contestables
Minimise risque d’erreurs et les coûts associés
Permet une communication quasi-permanente autour des changements
La pédagogie nécessaire pour construire un consensus autour d’une décision à prendre permet de rassurer
L’effort étant réparti sur un nombre élargi de personnes, la pression est moins forte et les relais d’information/communication sont plus nombreux et donc plus efficaces
Inconvénients
Nécessite un temps de préparation et de consultation/implication
Le temps passé à rassembler des informations ou à construire des consensus est susceptible de retarder le projet
Ces approches ont, comme on le voit, des avantages et des inconvénients. Elles sont toutes valides selon le contexte dans lequel elles sont choisies. Nous examinerons dans une seconde fiche les conséquences au plan de la communication interne et les actions qu’il est possible de mettre en place dans ce domaine.
