Avocats, profitez de l'été pour préparer votre rentrée

Les vacances d’été approchent… l'été, c'est le rare moment où le cabinet est en mesure de prendre le recul nécessaire sur son activité, d’engager une réflexion et des actions. Le cabinet profitera de cette période plus calme pour écouter, réfléchir à son positionnement, effectuer certaines mises à jour nécessaires et prendre de l’avance sur les travaux de la rentrée.

Écouter
Une fois par an, il est bon de faire le point sur le fonctionnement du cabinet, tant en interne qu’en externe. L’été représente la période idéale pour cela car elle marque une étape plus calme, permettant de prendre une certaine distance avec l’activité du cabinet, et précède la rentrée de septembre souvent très dense.
Prendre le recul nécessaire permet au cabinet d’écouter les autres. Il s’agit ici, dans le cadre d’un audit interne, d’interroger notamment les collaborateurs, de prendre en compte la température de l’équipe afin de mieux la motiver. Il faudra aussi vérifier la satisfaction des clients et partenaires afin de mieux travailler ensemble dans l’avenir.
Ces écoutes, interne et externe, doivent amener le cabinet à s’interroger :
•    Mes collaborateurs sont-ils satisfaits des services que le cabinet propose ? ;
•    Où en est le cabinet en matière de formation ? ;
•    Comment évolue le positionnement des cabinets concurrents ? ;
•    Quelles sont les tendances du secteur ? ;
•    Quelles sont les évolutions des secteurs d’activité économique dans lesquels le cabinet travaille ?

Engager une réflexion
Cette période de recul doit aussi permettre au cabinet d’engager une réflexion afin de retravailler son  positionnement, en se posant les bonnes questions :
•    Quelle est l’image du cabinet ? ;
•    Quelle est valeur unique du cabinet ? ;
•    Actuellement, comment communique-t-on sur cette valeur ? ou doit-on communiquer dessus ? ;
•    Que fait le cabinet pour que les collaborateurs communiquent clairement sur cette valeur ?

La réflexion passera aussi par certaines lectures relatives à l’évolution de la profession, notamment le Livre blanc sur les mutations nécessaires de la communication dans les cabinets d’avocats (paru en septembre 2014, chez Wolters Kluwer et téléchargeable gratuitement ici).

Effectuer des mises à jour
Le cabinet doit mettre à jour ses outils régulièrement. La plupart, en effet, n’ont pas une durée de vie illimitée. Si l’écoute et la réflexion permettent de revoir le positionnement du cabinet, il convient, de façon plus concrète, d’envisager la mise à jour des outils de communication en se posant notamment les questions suivantes :
•    Sur le  site du cabinet : est-il bien à jour ? suffisamment clair pour les visiteurs ? peut-on le faire évoluer (notamment dans la présentation de l’équipe, de compétences complémentaires, ou de nouvelles stratégies de développement) ? le traduit on langues étrangères ? ;
•    Sur les  réseaux sociaux : si le cabinet n’y est pas encore présent, lesquels choisir ?, s’il y est déjà, faut-il compléter les profils ? mieux organiser sa présence pour la rentrée ? ;
•    Sur les classements et annuaires : au-delà d’anticiper les mises à jour de contenu dans lesquels figure le cabinet, quels choix effectuer pour cette année ?;
•    Sur les photos (portraits des avocats et locaux du cabinet) : faut-il en reprendre ?  En sachant qu’elles doivent régulièrement être mises à jour et harmonisées, autant profiter la fin de l’été où les avocats sont plus disponibles, moins fatigués (et plus bronzés !) pour prendre l’équipe en photo ;
•    Sur le logo du cabinet : c’est le moment de se poser la question de son éventuelle modernisation, pour marquer, non pas un changement, mais une évolution du cabinet ;
•    Sur la documentation  du cabinet : pour assurer une veille efficace du cabinet, faut-il supprimer des abonnements ? en prendre des nouveaux ? sur des supports en ligne ?

Rattraper un retard et prendre de l’avance sur le travail de la rentrée
Enfin, le cabinet profitera de l’été pour rattraper un retard éventuel sur le planning prévisionnel de communication 2015 ainsi que pour prendre de l’avance sur les travaux prévus pour la rentrée. Il s’agira, par exemple, de :

•    Rédiger les articles déjà programmés pour la rentrée ;
•    Initier de nouveaux projets dans la presse (sur l’actualité, les cibles, les supports, les intervenants du cabinet, des sujets de dimensions nationale et internationale…) car mieux vaut anticiper que subir les demandes externes dès septembre ;
•    Démarrer un projet d’ouvrage dans lequel on n’a jamais le temps de se plonger en cours d’année ;
•    Effectuer les mises à jour d’un livre déjà paru ;
•    Mettre à jour son calendrier communication (dont la presse) de la rentrée  afin d’être prêt en début d’automne  pour attaquer son marché et être immédiatement opérationnel sans prendre de retard ;
•    Réfléchir sur le concept de sa prochaine carte de vœux à démarrer dès octobre ;
•    Préparer sa newsletter de la rentrée ;
•    Envisager un événement au cabinet pour les fêtes de fin d’année à destination de l’équipe interne ou des clients ;
•    Travailler son fichier clients.

Redéfinir la feuille de route du cabinet à partir de septembre amènera le cabinet à appréhender la rentrée en toute sérénité.

Cette  démarche globale de « devoirs de vacances » permettra au cabinet de prendre en compte des facteurs internes et externes d’évolution du cabinet, de se remettre en cause et de corriger certaines erreurs éventuelles, de se repositionner pour mieux démarrer à la rentrée, de mettre en place une stratégie pour l’année à venir et d’adopter une vision commune, partagée par les associés et les collaborateurs du cabinet.