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Structurer la gouvernance et l'organisation dans un cabinet d'avocats d'affaires

Par Jérôme Rusak - Associé DAY ONE

L’une des conséquences majeures de la crise économique sur les cabinets d’avocats d’affaires est la remise en question des
modèles et des stratégies. Parmi les questions principales se posent la gouvernance et l’organisation du cabinet. La gouvernance d'un cabinet est l'ensemble des processus, réglementations, lois et institutions qui influent la manière dont il est dirigé, administré et contrôlé. La gouvernance inclut aussi les relations entre les différentes parties prenantes du cabinet (professionnels, fonctions support, les clients, les prestataires externes, l’Ordre, les concurrents…) et les objectifs qui gouvernent le cabinet.

Comment redéfinir cette gouvernance et cette organisation ?

Analyser la politique de gouvernance actuelle
- Définir et valider la stratégie et les objectifs du cabinet entre les associés
- La politique de rémunération des associés (critères qualitatifs et quantitatifs)
- Le processus d’association (durée, critères, organisation)
- Les droits de vote (majorité, unanimité, minorité de blocage…)
- La politique de gestion des risques
- La conformité réglementaire
- Analyser les meilleures pratiques du marché : étude / benchmark

Mettre en place et/ou ajuster la politique de gouvernance
- Réorganiser les fonctions
- Manager le changement notamment avec la mise en place de groupes de travail dédiés
- Mettre en place de nouveaux outils (CRM, Knowledge Management, « time tracking »…)
- Réaliser un manuel des procédures opérationnelles et fonctionnelles

Analyser l'alignement entre le « front office » et le « back office »
- Valider la compréhension et le partage de la stratégie et des objectifs au niveau des professionnels et des non-professionnels
(fonctions support) du cabinet : chacun partage-t-il la même vision ?
- Comparer les perceptions et analyser les écarts

Analyser les différentes fonctions non-avocat
- Cartographier l’ensemble des fonctions actuelles du cabinet : Management, Knowledge, Ressources Humaines, Finance,
Marketing, Business Development...
- Définir les besoins futurs en termes de fonctions par rapport aux priorités du cabinet
- Identifier les ressources nécessaires à l’atteinte de ces priorités et analyser la pertinence de l’internalisation vs. externalisation
de certaines fonctions

Conclusion
La refonte de la politique de gouvernance et l’organisation des cabinets est aujourd’hui un pré requis à leur développement. Elle implique de tenir compte davantage des exigences de l’environnement (réglementation, croissance du marché) et d’adopter une démarche véritablement structurée en interne en termes de gestion des ressources (humaines et financières).

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