La prévisibilité budgétaire de la direction juridique

Par Jérôme Rusak

Comme toute fonction de l’entreprise, la direction juridique doit répondre aux exigences de prévisibilité budgétaire de la part du management. Longtemps considéré par eux-mêmes comme compliqué voire impossible du fait de la « spécificité de la matière », cet exercice doit aujourd’hui, pour être mené à bien, répondre à plusieurs enjeux.

1. Que représente le budget juridique aujourd’hui ?
- le budget juridique représente en médiane environ 0,18% du CA des entreprises ;
- il est composé de 60% du budget interne et 40% du budget externe.
2. Que signifie « prévisibilité budgétaire » ?
- selon le benchmark Day One sur la maturité organisationnelle des directions juridiques, le niveau de maturité du marché sur la prévisibilité budgétaire des directions juridiques est de 3,1 sur 5 ;
- anticiper un budget juridique et maîtriser les dépenses juridiques (internes et externes) ;
- besoin de visibilité financière des entreprises vis-à-vis de l’ensemble des fonctions, la fonction juridique incluse ;
- attentes sur l’ensemble de l’entreprise pour une rationalisation.
3. Quels sont les leviers pour assurer la prévisibilité budgétaire de la direction juridique ?
3.1. Sur les coûts internes
- identifier les ressources nécessaires pour faire face aux besoins juridiques du business à venir dans l’année ;
- maîtriser les salaires ;
- maîtriser les frais de fonctionnement (dont les déplacements, voyages, « expenses »…).
3.2. Sur les coûts externes
- pression très forte sur l’utilisation des avocats ;
- maîtrise des coûts juridiques externes : segmentation des cabinets ;
- panélisation des cabinets d’avocats pour renforcer la prévisibilité (ex : deal package…) ;
- mensualisation des relations financières avec certains cabinets d’avocats ;
- évolution des modalités de facturation : en finir avec le taux horaire pour aller vers une systématisation des forfaits.
3.3. Sur le processus interne
- flexibilité sur les opérations exceptionnelles : une marge budgétaire est gardée pour faire face à des dépenses imprévues sur une grosse opération de croissance externe par exemple ;
- facturation des coûts juridiques internes ET externes au business, ce qui peut permettre de responsabiliser les opérationnels ;
- définir le bon niveau de suivi : formaliser et suivre par spécialité, par BU, par produits, par région… ;
- nécessité d’outils informatiques adaptés (SAP) pour être capable de traquer toutes les informations, notamment de traquer 100% de l’activité et des dépenses juridiques vs. parfois une utilisation d’Excel pour saisir les factures ;
- s’inscrire dans le processus budgétaire groupe : projections tous les trimestres et/ou budget annuel.
3.4. Sur la motivation
Incentive des équipes : indexation/intéressement des managers/juristes sur la tenue du budget.

La prévisibilité budgétaire de la fonction juridique nécessite d’évaluer de manière pertinente les coûts externes et les coûts internes. Ceci requiert non seulement de s’inscrire dans le processus budgétaire classique de l’entreprise mais surtout de définir les flux au sein de l’organisation juridique. L’outil devient alors un facteur-clé de succès de cette prévisibilité.