Assurer avec succès votre projet d’évolution ou de changement de votre système d’information
Aujourd’hui, plus que jamais, les avocats et leurs structures sont confrontés à la nécessité de faire évoluer leur système d’information (SI) et de faire dialoguer informatique, base de données, messagerie, outils de mobilité, dématérialisation, téléphonie, visioconférence… L’internationalisation de l’activité de leurs clients, le besoin de travailler en réseau, à son domicile, dans les transports, en réunion, imposent des organisations nécessitant des modifications organisationnelles et bien souvent technologiques.
Il est loin le temps du traitement de textes et du logiciel de comptabilité qui suffisaient au bonheur de nos bons vieux cabinets.
« L’immobilisme constitue une grossière erreur que les plus anciens ne doivent pas imposer aux jeunes générations »
La mise en place de nouveaux outils, va (et doit) impliquer des modifications drastiques dans le fonctionnement et les processus du cabinet afin d’obtenir un meilleur retour sur investissement et, par là même, une meilleure rentabilité.
On pense que certains métiers et domaines du droit n’ont pas bougé. Or, la routine, les habitudes des équipes (avocats, collaborateurs et fonctions supports) doivent être remises en question. L’immobilisme constitue une grossière erreur que les plus anciens, les fondateurs, ne doivent pas imposer aux jeunes générations qui pérenniseront les structures d’exercice.
Ces bouleversements (petits ou grands) seront différemment ressentis, et plus ou moins bien acceptés, selon les protagonistes. Nous avons souvent été témoins d’échecs retentissants du fait même du rejet du projet par les principaux acteurs.
Les facteurs culturel et humain sont souvent à l’origine des échecs de mise en place et d’évolution de ces systèmes ; cela est rarement issu de problèmes purement techniques. Prendre en compte la dimension humaine devient donc essentiel dans un projet. Les deux principaux facteurs sont indiscutablement la qualité du projet en lui-même et l'adhésion des utilisateurs.
« Eviter que le nouveau SI soit rejeté ou mal utilisé par manque de préparation »
De l’expression des besoins à l’accompagnement post-déploiement, les manageurs assistés de leurs conseils et des chefs de projet du (des) prestataire(s), doivent mettre en adéquation et en harmonie le projet. Il est nécessaire que les objectifs poursuivis soient compris et partagés par tous : les managers initiateurs et les utilisateurs finaux. Le but recherché est d'éviter que le nouveau SI soit rejeté ou mal utilisé par manque de préparation.
La conduite du changement contribuera à lutter contre les causes de résistance au changement, à la compréhension et, enfin, à l’acceptation de la modification de l'environnement de travail de l'individu.
Il convient de noter la diversité des individus et des réactions de chacun (initiateurs, « locomotives », passifs ou opposés). Tous ces comportements sont dus à des causes structurelles ou conjoncturelles à prendre en compte dans la mise en place du nouveau système ou d’une application.
« Il est nécessaire de privilégier l’explication et l’adhésion à la rapidité et l’imposition forcée »
Dans tous les cas, il est utile de rassurer et d’expliquer avant de débuter la démarche du changement. Il est nécessaire de privilégier l’explication et l’adhésion à la rapidité et l’imposition forcée. À titre d’exemple, nous avons connu des projets de mise en place d’outils de Gestion électronique de documents (GED), qui ont échoué car les utilisateurs percevaient les éléments de contraintes (plus d’informations à saisir lors de la création du document) avant les avantages (informations de meilleure qualité et bases de connaissances partagées).
En résumé, les grandes étapes d’une conduite de projet sont :
1) Fixer l'objectif du changement et les grandes lignes des moyens à mettre en œuvre ;
2) Définir la structure de projet et le mode de fonctionnement associé ;
3) Créer une dynamique de changement auprès des futurs utilisateurs ;
4) Définir et conduire l'ensemble des actions qui permettront de guider le processus de changement pour en assurer le meilleur déroulement ;
5) Mettre en œuvre le changement, c'est-à-dire matérialiser la vision dans la réalité quotidienne ;
6) Assurer une participation de tous les intervenants plus ou moins impliqués ;
7) Supprimer les résistances et les blocages ;
8) Prendre en compte les relations de leadership pour assurer l’adhésion et l’intégration au processus ;
9) Formation aux aspects techniques et à la dimension relationnelle pour aider les avocats et salariés du cabinet à contribuer au mieux au changement ;
10) Communiquer en permanence pour favoriser l’implication de tous.
« Les clés du succès de la conduite d’un projet : volonté, méthode, partage, confiance »
Nous pouvons classer les étapes ci-dessus en quatre catégories majeures qui sont les clés du succès de la conduite d’un projet : la volonté, la méthode, le partage et la confiance.
Ces différents prérequis semblent évidents à la lecture, cependant ils sont sous-estimés dans beaucoup de projets, voire ignorés au profit de l’urgence dans laquelle doit souvent être réalisée la mise en place du nouveau SI.
Pour prendre en compte au mieux ce besoin d’accompagnement, il convient de le confier à une organisation tierce, susceptible de mener à bien cette importante phase dans le traitement du projet et à même de faire passer les messages grâce à la distanciation et à la nécessaire neutralité.