Réusir le spin-off d'un cabinet d'avocats d'affaires

Par Jérôme Rusak - Associé DAY ONE

Depuis l’explosion d’Arthur Andersen et les évolutions réglementaires qui en ont découlé (séparation de l’audit et du conseil, loi de Sécurité Financière en France, Sarbanes Oxley aux Etats-Unis…), le paysage des cabinets d’avocats d’affaires a été profondément modifié notamment par la création de spin-offs issus des structures pluridisciplinaires mais aussi par l’émergence de modèles de cabinets spécialisés sur des domaines d’expertise ou des niches. Forts de l’expérience de nombreux spin-offs, nous nous proposons de définir ici quelques points essentiels à leur réussite.

STRATEGIE ET POSITIONNEMENT

Définir le positionnement et les objectifs
- Valider la stratégie et les objectifs du nouveau cabinet : à court, moyen et long termes ; les objectifs tangibles et intangibles
- Valider le projet et les valeurs du cabinet
- Valider les principes de gouvernance (systèmes de rémunération, droits de vote, processus d’association, risk management…)

Réaliser le business plan et le plan de financement
- Définir les objectifs de chargeabilité, taux horaire, les modalités de facturation, niveau de leverage…
- Prévoir un plan de trésorerie qui prenne en compte les problématiques de BFR trop souvent négligées dans ce type de lancement

Réaliser le plan de développement Marketing
- Construire un plan d’actions marketing parfaitement aligné avec les objectifs stratégiques et de positionnement du cabinet. Ce plan d’actions marketing nécessite une vraie réflexion et une vraie disponibilité de la part des associés du nouveau cabinet car une fois la nouvelle structure lancée, leur temps sera consacré à la réalisation des missions pour les clients (le chargeable) et au développement de nouveaux clients (le futur chargeable).
- Définir les messages-clefs

STRATEGIE ET PLANIFICATION

Définir les priorités
- Comprendre les conditions exactes du spin-off (hostile ou amical ?)
- Identifier et évaluer les risques financiers
- Les associés doivent trouver les financements pour le nouveau cabinet puisqu’en France, contrairement à l’Angleterre ou à l’Australie, seuls les avocats peuvent être actionnaires de la structure.
- Réfléchir aux aspects Assurance de la nouvelle structure

Flexibiliser la planification
- « Verrouiller » le projet avec l’ensemble des personnes susceptibles de suivre l’aventure
- Définir le planning des départs en fonction des contraintes contractuelles du cabinet de départ

ADMINISTRATIF

Stratégie de Propriété Intellectuelle
- Valider l’autorisation par l’Ordre d’exercer sous le nom choisi
- Inscription au registre du commerce et demande de kbis
- Valider les problématiques de disponibilité et de dépôt du nom du cabinet, du nom de domaine, des extensions pour les emails…
- Valider les problématiques IT d’hébergement du site

Juridique
- Créer la structure juridique
- Evaluer tous les risques juridiques et financiers : possibilité d'exercer ? Comment travailler avec les anciens clients ?
- Comment recruter les collaborateurs ? Comment communiquer sur les anciennes références ?

Infrastructure
- Evaluer et gérer les besoins en infrastructure : informatique, téléphonie, système d'informations, mobilier, matériel, fournitures, archivage, sauvegarde des données personnelles
- Choisir un lieu d'activité

STRATEGIE MARKETING / COMMUNICATION

A court terme

Créer le nom du cabinet
- Coordonner la créativité de création et la faisabilité / disponibilité en termes de propriété industrielle et de réglementation par l’Ordre

Créer l’identité visuelle et les outils de communication
-Coordonenr la création de l’identité visuelle (logo, charte graphique, papèterie – cartes de visite, papier en tête, suite de lettre-, documents type PowerPoint ou Word, plaquette, site web…) avec la disponibilité des informations légales (toque, TVA intracommunautaire…) et les informations pratiques (Exemple : les numéros de téléphones ou adresses sont nécessaires pour la papèterie d’où la nécessité d’avoir choisi et contractualisé le nouveau lieu de travail)
- Créer un Q&A qui permettra à l’ensemble des membres du cabinet de communiquer les informations de manière cohérente tant aux journalistes qu’aux clients et au marché (exemples : pourquoi créer ce cabinet ? quels sont vos objectifs à court, moyen, long termes ? quels sont vos objectifs à l’international ? qu’est ce qui vous différencie des autres cabinets ?...)

Communication de lancement
Il s'agit là de coordonner la communication entre l’interne, les clients, les medias, le marché; pour ce faire, il faut:
- Partager les mêmes informations au sein de l’équipe du nouveau cabinet à travers la création d’un 30 3 30® ou du Q&A notamment ; l’interne est le premier vecteur de communication vers l’externe et la crédibilité du nouveau cabinet passe par la connaissance et la diffusion des messages homogènes par l’ensemble des membres
- Communiquer vers les clients et le réseau actuel (en fonction des négociations avec l’ancien cabinet et les contraintes juridiques liées à l’ancienne structure et la possibilité de communiquer vers les clients)
- Communiquer vers la presse à travers l’envoi d’un communiqué de presse et le suivi des relations presse pour expliquer la démarche du spin-off
- Communiquer vers le reste du marché sur des actions immédiates de co-branding, de partenariats avec des institutionnels…

A moyen-long terme

- « Dérouler » le plan d’actions marketing / business development parfaitement aligné avec les objectifs stratégiques du cabinet.

RISQUES

Risques externes
- Contentieux avec le cabinet d’origine
- Impact financier non prévu
Risques internes
- Ne pas avoir suffisamment structuré en amont sa stratégie, son positionnement et son développement
- Ne pas avoir anticipé le BFR et les délais de paiement avec les premiers clients de la nouvelle structure
- Manque de temps et de ressources
- Humains

Conclusion
La réussite d’un spin-off réside non seulement dans la prise en compte de tous les éléments que nous venons de citer mais surtout elle repose sur la réalisation de ces actions de manière flexible. Entre les réactions imprévisibles du cabinet quitté, l’évolution du marché et des urgences clients, l’autorisation délivrée par l’Ordre, les problématiques de disponibilité des professionnels pour à la fois gérer les clients et construire le nouveau cabinet, la réussite d’un spin-off réclame une capacité d’adaptation permanente.

Enfin, la réflexion et la validation en amont du lancement « officiel » de la nouvelle structure, du positionnement, de la stratégie et du plan de développement sont primordiales pour paver le développement car une fois le cabinet "lancé", l’associé ne doit plusavoir qu’à réfléchir à deux choses : servir ses clients et en développer de nouveaux.