La gestion de projet dans une direction juridique
L’environnement du juriste en entreprise a profondément évolué : son rôle, le périmètre de son action, ses interlocuteurs et parties prenantes, les attentes des clients internes, la relation avec les conseils externes (à commencer par les avocats), la temporalité, les outils à disposition (notamment liés aux évolutions technologiques)… tous ces éléments l’ont fait passer de l’expert de la matière juridique à un gestionnaire (manager) de projets juridiques. Répondre à ce défi n’est pas chose aisée car il fait appel à une approche et des compétences qui ne font pas naturellement partie de la formation du juriste.
Quels sont les points-clés de la gestion d’un projet juridique pour un juriste en entreprise ?
Phase de lancement du projet
1. Identifier les besoins (quoi ? quand ? où ? qui ? pourquoi ? comment ?) ;
2. Identifier les parties prenantes internes et externes pour chacun des dossiers (participants, évaluateurs, influenceurs) ;
3. Définir le périmètre de l’intervention et la valeur ajoutée attendue : le « QCD » (qualité – coûts – délais).
Phase de décision
4. Identifier les ressources nécessaires (humaines, financières, technologiques) et les budgets internes et externes nécessaires ;
5. Structurer les équipes juristes/avocats/clients internes et leur modes de fonctionnement par dossier (internalisation, externalisation, « mixternalisation ») ;
6. Définir les priorités d’action et arbitrer entre le travail prévu (le quotidien) et l’urgence (la crise) en fonction de critères objectifs ;
7. Planifier le projet (Diagramme de Gantt) et appréhender la planification des ressources internes et externes ainsi que le rôle de coordination du juriste ;
8. Mettre en place un processus et des indicateurs de suivi (KPIs).
Phase de mise en œuvre
9. Suivre l’exécution du projet à travers les indicateurs de suivi ;
10. Coordonner et collaborer ;
11. S’assurer du contrôle qualité entre la qualité attendue, la qualité apportée et la qualité perçue ;
12. Communiquer en permanence vers les parties prenantes ;
13. Gérer le budget.
Phase de finalisation
14. Analyser la qualité délivrée ;
15. Analyser les indicateurs de suivi ;
16. Analyser le budget ;
17. Mettre en place un recueil des feedback, une amélioration des process et un partage des connaissances.
La gestion de projet juridique dans une entreprise repose sur l’optimisation des ressources internes et externes. Elle nécessite surtout de bien identifier les parties prenantes et de bien communiquer avec elles. Plus le projet est structuré dès l’amont moins le juriste perd de temps. Et, in fine, le client interne est satisfait.