Développer la planification juridique en entreprise
Nombreux sont les juristes qui estiment que leurs délais sont subis plutôt que choisis, laissant ainsi l’urgence s’installer. Pourtant, une partie de l’activité des juristes est plus que planifiable et permet une meilleure organisation des ressources et une réelle gestion des priorités. Les nombreuses missions menées avec les directions juridiques de grandes entreprises et d’ETI (Entreprise de taille intermédiaire) ont mis en exergue 3 points-clés pour mettre en place et optimiser le « business & legal planning » de la direction juridique.
I- Réunion annuelle de chaque juriste avec leurs clients internes
Chaque juriste doit identifier ses clients internes majeurs et les rencontrer pour connaître leurs enjeux, leurs besoins d’aujourd’hui et à venir ainsi que leurs priorités. Nous proposons d’organiser l’échange et la réflexion autour de 5 thèmes spécifiques au métier de juriste :
1. Offre juridique
Connaître les évolutions business du client interne, la typologie des dossiers, les nouvelles activités, etc. et en déduire les actions permettant de répondre aux besoins identifiés avec son client interne (exemple : contrat lié à la réponse à un appel d’offre).
2. Veille & innovation
Comprendre les besoins du client interne en matière d’information et d’explication sur des évolutions législatives majeures impactant le business.
3. Partage des connaissances
Identifier, à partir des échanges avec le client interne, s’il est pertinent et/ou utile de mettre à disposition des clients internes des modèles de contrats ou de clauses standards. Ces modèles, moyennant le respect d’un certain nombre de critères ou de seuils (prix, durée, répétitivité…), peuvent être utilisés après qu’une réelle formation par les juristes des opérationnels et de leurs assistant(e)s eut été organisée.
4. Relations avocats
Planifier les actions et le temps nécessaires au bon pilotage de la relation avocats. Il s’agira, comme toujours, de travailler sur le rapport qualité/prix et de mettre au regard du niveau de complexité du dossier, du risque encouru et de la valeur ajoutée attendue, le bon cabinet d’avocats ou partenaire externe ayant le bon niveau de qualité et le juste prix.
5. Relations avec les parties prenantes
Comprendre non seulement les relations avec les clients internes qui ne relèvent pas de l’offre juridique telle que décrite ci-dessus, mais aussi les relations avec d’autres parties prenantes telles que les commissaires aux comptes, le régulateur, les banques, les concurrents, etc. Ces dernières peuvent être classées en 3 types : contributifs, évaluateurs et influents.
La nature très « business » de ces entretiens, confirme voire induit un changement de la perception que pourraient avoir les clients internes quant au rôle de support business et de la mission du juriste.
II- Planification et reporting
Suite aux entretiens menés avec les clients internes, chaque juriste doit pouvoir positionner, sur un calendrier annuel ou trimestriel, les opérations et dossiers prévisibles afin de voir comment la direction juridique peut organiser et planifier ses ressources pour être la plus disponible au moment souhaité.
III- Suivi et KPIs (Key Performance Indicators)
Le plan ainsi établi doit faire l’objet de réunions mensuelles (ou autre fréquence à définir avec le client interne) de suivi des actions et d’ajustement du plan pour tenir compte des évolutions possibles.
Enfin, la planification permet également de construire des tableaux de bord et indicateurs de performance permettant à la direction juridique de démontrer sa valeur et son alignement avec la stratégie de l’entreprise.
In fine, la mise en place d’un process de planification juridique permet de :
1) gérer les priorités et anticiper les pics d’activités ;
2) valoriser la fonction et le juriste vis-à-vis des clients et partenaires internes ;
3) positionner la fonction et les juristes en « business partner » tout en assurant le rôle de gardien du temple.