Les juristes face à la gestion de projet Agile
Analyste senior chez Day One, cabinet de conseil en management spécialisé sur les métiers du Juridique, du Risque et de la Compliance et ancien juriste, Martin accompagne notamment les directions juridiques et les cabinets d’avocats dans leur transformation.
De plus en plus, les juristes sont confrontés à des clients internes qui gèrent leurs projets en suivant les méthodologies Agiles. Les méthodes Agiles ont pour objectif de rapprocher le client final de la conception du produit. Pour les juristes les méthodes Agiles imposent de revoir leur manière de travailler et les poussent à se dépasser pour donner le meilleur d’eux-mêmes.
Projets Agiles et conseils juridiques : le choc des cultures
Dans l’application des méthodes Agiles :
- La hiérarchie est entièrement revue au profit des rôles dans le projet :
Le « Product Owner » désigne le responsable de la bonne réalisation du produit fini. Interface entre les clients finaux et les parties prenantes il lui revient la charge de s’assurer de la bonne communication entre chacun et de la satisfaction du client final.
La réalisation du produit fini est confiée à la « Development team ». Cette équipe de développement est composée des opérationnels qui auront la charge de l’exécution des différentes briques qui composent le projet.
Pour la bonne réalisation du projet, tous les « Stakeholders », dont les juristes, sont mis à contribution, à des stades plus ou moins avancés de la réalisation du projet.
- La définition des besoins est centralisée dans le « Product backlog». Il définit les fonctionnalités attendues du produit, parfois au moyen de retours clients. Il permettra de définir les priorités de réalisation de chaque « Sprint ».
- Les séquences temporelles sont courtes et visent à la production de livrables indépendants les uns des autres et utilisables immédiatement.
Le « Sprint » désigne la période de réalisation d’un ensemble de livrables qui, assemblés composeront une brique du produit fini. Chaque « Sprint » est précédé de la définition d’un « Sprint backlog » qui recense les fonctionnalités à réaliser.
- Le projet repose sur l’idée de « Test & learn» : la conception du produit va se déployer à partir d’essais successifs. C’est la multiplication de ces tests, qui va permettre à l’équipe de développement de concevoir rapidement la solution la plus efficiente tout en engrangeant une expérience riche.
Les caractéristiques communes à tous les projets Agiles sont la :
- la concentration sur l’intérêt du client,
- l’adaptabilité dans la définition des besoins,
- la simplicité dans les réalisations,
- la primauté des échanges informels,
- la volonté de développer des échanges continus.
En forçant le trait, les juristes ont pour habitude de :
- définir et valider l’ensemble des paramètres avant de rendre un avis,
- fournir un avis sur mesure pour chaque question,
- préparer une réponse écrite.
Pour le client interne, avoir recours aux méthodes Agiles c’est un moyen de tester rapidement et de mettre en place des idées jusqu’à atteindre son objectif.
La prise en compte des spécificités du juridique par le Product Owner
Les bonnes pratiques d’intégration des juristes dans les projets Agiles, telles que Day One les rencontre chez ses clients sont les suivantes :
- Implication des juristes dès le début de la réflexion
En tant que celui qui traduit le cadre légal existant, la consultation des juristes dès le début de la réflexion sur le lancement d’un nouveau projet Agile est un incontournable.
Quand bien même les projets Agiles nécessitent une rapidité d’exécution, le temps long du juridique et le risque de non-conformité juridique doivent être pris en compte très en amont, puis régulièrement, tout au long du projet.
- Accepter que le juriste n’ait pas la réponse immédiate à toutes les questions qui se posent lors du lancement d’un projet.
Les juristes seront consultés de manière itérative, en fonction de l’évolution du projet, sans pour autant devenir une hotline de réponse à des questions de fond.
- Le juriste doit être très facilement identifié et identifiable par les clients internes.
Il est préférable que le Product owner ait face à lui un interlocuteur unique, pour pouvoir intervenir au bon moment dans les projets, avant que des décisions définitives ne soient posées ou que les premiers sprints ne soient lancés.
L’adaptation des juristes au mode de gestion de projet Agile
Il est fréquent que pour les juristes les projets Agiles soient vus comme un terrain instable où le client interne change trop souvent d’avis. Du fait du « Test & Learn » les juristes ont le sentiment que les projets Agiles changent sans cesse de direction.
- Adapter l’organisation de la direction juridique pour favoriser le travail collaboratif
Face à la diversité des questions qui peuvent se poser dans un projet Agile où les limites traditionnelles sont parfois chamboulées, un juriste seul sera souvent limité dans l’étendue des réponses qu’il peut apporter. L’interlocuteur juridique sur un projet Agile doit avoir la possibilité de faire appel à toutes les compétences disponibles dans la Direction Juridique.
Les juristes doivent donc développer des compétences en management transversal et adapter leur mode de travail pour favoriser le partage et le collaboratif. De plus, le fonctionnement souvent très hiérarchisé des directions juridiques doit être adapté pour permettre la mise à disposition de compétences spécifiques rapidement.
- Acculturer, en permanence les clients internes sur les connaissances juridiques, hors projets Agiles
Les juristes ont intérêt à ce que leurs clients internes disposent d’un bagage juridique minimum afin qu’ils évitent maîtrisent les grands principes de droit propre à leur entreprise, leur secteur, leur activité. Il s’agit pour les juristes de délivrer des informations claires et accessible tout au long de l’année et de rappeler les grands principes lorsqu’apparaît l’éventualité d’un nouveau projet.
Concrètement cela se traduit par la mise à disposition de fiches pratiques, de foire aux questions, de formations en présentiel ou en e-learning. Cela passe aussi par le développement d’un Chatbot, qui prend en charge les questions juridiques de premier niveau. L’utilisation de l’agent conversationnel est un bon moyen de fournir des réponses rapides à des questions simples et récurrentes, permettant au juriste de passer du temps sur les questions complexes et nécessitant de la réflexion.
Dans ces contenus, le juriste rappelle, sans cesse les grands principes du droit et contribue ainsi à ce que les clients internes se forgent une culture juridique.
Ces éléments peuvent être retransmis régulièrement aux clients internes, constituant autant de piqures de rappel que nécessaire.
- Identifier clairement les limites à ne pas dépasser
Les projets Agiles s’inscrivent dans une construction par briques successives, et visent la satisfaction d’objectifs prédéfinis. Pour s’adapter à ces deux niveaux, les juristes doivent donc définir expressément le cadre juridique générique dans lequel s’inscrivent les objectifs finaux. Ils doivent aussi fournir des réponses juridiques précises permettant la prise de décision lors de la mise en place chacune des briques qui seront mises en place.
- Définir les canaux de communications adaptés au rythme du projet
Les projets Agiles préfèrent la communication informelle sur la communication formelle. Les juristes ont intérêt à s’accorder avec le Product Owner pour définir les moyens de communication adaptés aux types de questions qui se poseront et aux étapes du projet.
A la fois partie prenante comme les autres et gardien suprême de l’évolution de l’entreprise dans un environnement sécurisé, le juriste doit prendre en compte les nouvelles méthodes de développement des projets pour continuer à occuper la place centrale qui lui est dûe.