Les cabinets se réinventent pour maintenir le lien avec leurs clients et équipes

En quelques jours, les cabinets d’avocats ont dû s’adapter à la pandémie et s’organiser pour maintenir leur activité durant le confinement. Ils ont ainsi redoublé d’efforts non seulement pour garder des relations avec leurs clients, mais aussi pour éviter aux collaborateurs une rupture de lien social et maintenir l’esprit d’équipe. Tour d’horizon des initiatives mises en place par les bureaux parisiens des cabinets.

«Il est important de conserver nos rendez-vous clients, montrer que l’activité continue malgré le confinement : les entreprises ont besoin de nous plus que jamais en période de crise et nous sommes à leurs côtés pour les aider à surmonter cette épreuve », explique Louis de Gaulle, co-fondateur du cabinet De Gaulle Fleurance & Associés qui a malheureusement dû affronter plusieurs cas de Covid-19 au sein de ses équipes. La problématique inhérente au confinement est d’assurer aux clients un support juridique équivalent alors que les réunions physiques s’avèrent impossibles à organiser. Les réunions en visioconférence se sont multipliées au détriment des calls traditionnels afin de garder le lien et le rythme des réunions hebdomadaires. Et, à la surprise générale, ce sont les cabinets qui ont dû s’adapter aux plateformes alternatives mises en place par leurs clients plutôt que l’inverse. « Avant le confinement, nous nous raccrochions à nos propres outils technologiques que nous maîtrisions mieux, souligne Marie-Hélène Tonnellier, associée du cabinet Latournerie Wolfrom Avocats. Nous avons dû nous adapter aux outils utilisés par nos clients, mais cette situation inédite, qui nous a tous un peu décontenancé, nous a finalement rendus plus agiles pour répondre à leurs besoins ». Elle ajoute : « Les cabinets se rapprochent de plus en plus du mode de fonctionnement des start-up. Nous avons tous réalisé que, dès lors que les équipes instaurent une bonne organisation et un calendrier de travail millimétré, le télétravail est un succès, alors qu’il n’est pas usuel dans notre profession. Nous aurons moins d’appréhension sur cette manière de travailler par la suite ». Le ressenti est le même chez Scotto Partners. « Tout le monde modifie sa manière de travailler alors que ce changement ne se serait pas fait de manière aussi naturelle à une autre époque, reconnaît Isabelle Cheradame, managing partner du cabinet. Je suis curieuse de voir ce que cette période va changer dans notre manière de travailler. Une chose est sûre, tous les avocats, même les plus réfractaires, ont fait de gros progrès en nouvelles technologies ! »

Une opportunité de business development ?

Pour garder le lien avec ses clients, malgré une activité souvent ralentie, les posts LinkedIn, articles sur les sites internet des cabinets et newsletters sur les impacts juridiques du Coronavirus foisonnent. Chaque instruction, décret, ordonnance et loi en lien avec l’épidémie est décryptée. « L’objectif de toutes ces initiatives mises en place par les cabinets est double : informer les clients de toutes les annonces qui ont été faites par le gouvernement, mais aussi les rassurer car certains ont des questions liées à l’actualité et attendent notre retour, explique Marie-Hélène Tonnellier. S’il existe une réelle nécessité de maintenir un lien - les newsletters constituent un moyen d’y parvenir - il ne faut pas oublier d’adapter son discours à leurs situations individuelles dans un second temps ». Parmi les bulletins d’informations diffusées par les cabinets, citons notamment le « Flash Covid » d’Altana, la SVZ newsletter du cabinet Sekri Valentin Zerrouk, la lettre hebdomadaire « Vademecum Covid-19 » de Chassany Watrelot & Associés, ou encore « l’alerte - Covid-19 » sur l’ensemble des dispositions sociales concernant l’urgence sanitaire d’Ogletree Deakins. Quant à Jeantet, le cabinet a mis en place un groupe de travail, appelée taskforce, pour apporter des réponses et des analyses vis-à-vis de la situation actuelle liée à la pandémie. Le cabinet a également organisé des Webinars, tout comme Simon Associés, Ashurst, Linklaters ou encore Betto Perben Pradel Filhol, qui abordent des aspects variés : droit du travail, droit des contrats, protection des données, investissements immobiliers, etc. Le cabinet August Debouzy a créé un fil d’actualité sur WhatsApp, pour partager en temps réel les articles rédigés par ses avocats dans tous les domaines du droit des affaires. Finalement, toutes ces initiatives ne constitueraient-elles pas des opportunités de business development pour les cabinets ? Chacun semble en effet vouloir tirer son épingle du jeu en se proclamant spécialiste des conséquences juridiques de la crise sanitaire du Covid-19, pour compenser une perte d’activité qui risque de devenir significative si elle perdure trop longtemps. Isabelle Cheradame s’interroge : « Les cabinets spécialisés en droit social, corporate et fiscalité sont probablement très sollicités par leurs clients. Pour les autres, est-ce que ces matières compenseront la baisse d’activité liée à la situation que nous sommes en train de vivre ? Il est important d’être présent pour ses clients et de répondre à leurs questions sur ces sujets, mais il ne faut pas non plus espérer que cette situation génère beaucoup de travail ».

Lutter contre la mélancovid des collaborateurs

Après plusieurs semaines d’enfermement, l’impact psychologique du confinement se fait clairement ressentir. Garder la motivation pour assurer la bonne exécution des dossiers malgré le travail à distance est primordial. Et les cabinets l’ont bien compris ! On notera d’ailleurs l’intensification, dans toutes les structures, de la fréquence des réunions en visioconférence (au niveau global, Codir, Comex, entre associés, entre responsables de départements, ou encore entre associés et collaborateurs) et des e-mails réguliers de la direction à l’ensemble des avocats, pour les informer et les rassurer sur la situation. « Le stress et le confinement ne sont pas gérés de la même manière par les avocats. Certains sont plus inquiets que d’autres et il ne faut pas les laisser dans leur solitude, explique Marie-Hélène Tonnellier. L’augmentation de la fréquence des conf calls entre équipes permet de mieux s’organiser et de ne pas se disperser, car elle évite une perte de temps liée à la gestion des e-mails ». Ces moments permettent aussi d’insuffler des messages de soutien aux équipes et d’instaurer un contact direct, particulièrement précieux pour les plus isolés. Chez Scotto Partners, Isabelle Cheradame s’est d’ailleurs fixé comme objectif d’appeler chaque collaborateur une fois par semaine, afin de prendre des nouvelles, parler de leur bien-être et de l’avancée des dossiers. « La situation est compliquée, inconnue et angoissante. Nous avons peu de visibilité sur la durée de la crise sanitaire et avons d’ores et déjà constaté une baisse d’activité, comme la plupart des cabinets, explique la managing partner. Parler aux collaborateurs permet d’anticiper leurs angoisses et de répondre à leurs questions. Il est important que les équipes restent soudées ». Des groupes WhatsApp ont été mis en place au sein des cabinets pour maintenir le contact et faciliter les échanges entre les équipes.

Mais ce n’est pas tout. Une fois encore, les newsletters d’informations et de divertissement diffusées en interne sont abondantes. Citons notamment celles de Bredin Prat, Simmons & Simmons, LPA-CGR avocats et d’Hogan Lovells, qui proposent, pour la plupart, des articles divertissants sur les bonnes pratiques de travail en situation de remote working, des témoignages de membres du bureau sur leur expérience en home office, des vidéos, photos et billets humoristiques, des astuces pour s’aérer l’esprit en période de confinement, etc. Chez Kramer Levin par exemple, chacun joue le jeu d’envoyer régulièrement ses photos ou vidéos du confinement : un de leur avocat a par exemple envoyé la photo d’un cygne qui traverse un passage piéton et semble aller faire ses emplettes chez le fromager. Latournerie Wolfrom Avocats a pour sa part choisit un autre support : le cabinet a mis en place une communication sur Slack avec différents thèmes : partage de recettes et de musiques, idées pour occuper les enfants en bas âge, etc. Gowling WLG organise des MèmesChallenge : un membre du bureau de Paris, toutes fonctions confondues, est désigné chaque matin par le managing partner pour envoyer ses meilleurs publications humoristiques. Chez Herbert Smith Freehills, la responsable du centre de documentation envoie à l’ensemble du cabinet un e-mail en fin de semaine sur « les propositions de distractions pour se changer les idées » avec notamment une sélection de livres à lire ou de recettes publiés dans la presse. L’équipe RH organise aussi pour les stagiaires un quiz de 10 questions de culture générale, via Skype, tous les vendredis matin.

> ISABELLE CHERADAME

Des actions team building inédites

Pinsent Masons a lui aussi instauré un challenge hebdomadaire. La première semaine de confinement, les membres du cabinet ont tous cuisiné une nouvelle recette. Ils devaient également créer une œuvre tous médias/tous supports sur le thème de la liberté. Lors de la deuxième semaine, les avocats ont partagé leurs nouveaux lieux de travail par vidéo, chacun faisant visiter à son tour son lieu de confinement. Si ses membres prennent un café ensemble à distance tous les vendredis matins, un apéro virtuel a été également organisé par le cabinet. Un franc succès qui a même été étendu avec un client lors d’une soirée cocktails.

Les cafés, déjeuners et apéros virtuels entre confrères ont d’ailleurs également été mis en place par de nombreux cabinets, tels que Clifford Chance, Linklaters ou encore Baker McKenzie. Pour Scotto Partners, l’organisation d’un café bi-hebdomadaire est l’occasion de se réunir sans parler boulot et d’intégrer les nouveaux-venus de manière virtuelle. Ainsi, tous les mardis et jeudis, deux interventions sont effectuées par des avocats du cabinet pour se présenter. La chief happiness officer du cabinet n’hésite pas à chouchouter les avocats, en proposant des sites où regarder des films ou des expos gratuitement par exemple. McDermott Will & Emery a quant à lui instauré des ateliers d’anglais qui sont animés par des membres anglophones du cabinet. Des consultations avec un nutritionniste ont été mises en place. Le cabinet a également proposé des séances de Pilates hebdomadaire dès la première semaine de confinement, puis deux fois par semaine dès la troisième semaine. CMS Francis Lefebvre Avocats a pour sa part misé sur le sport, en proposant 4 séances par semaine de Pilates et de renforcement musculaire. Réalisés en visio et permettant des échanges entre participants, ces cours ont été pris d’assaut. Il en serait de même chez Hogan Lovells où les coachs sportifs intervenant habituellement dans la salle de sport du bureau parisien donnent désormais des cours en ligne tous les jours. Par ailleurs, le cabinet propose un programme d’écoute et d’information, les avocats ayant la possibilité de joindre un psychologue, afin d’accompagner ceux souffrant d’isolement. Linklaters a par ailleurs lancé l’initiative LinkUp Europe permettant de créer des liens personnels entre bureaux européens. Chaque membre du cabinet qui le souhaite peut s’enregistrer sur la plateforme : un duo avec un collègue d’un autre bureau européen sera créé, de manière aléatoire, avec qui commencer un échange via WebEx ou par e-mail, l’objectif étant de susciter des synergies inter-juridictions. Finalement, le confinement est l’opportunité pour les cabinets de se diriger vers du digital transformation & change management. Les avocats communiquent d’une autre manière et discutent avec des personnes avec lesquelles ils n’avaient pas vraiment l’habitude d’échanger au cabinet.

Enfin, soulignons plusieurs élans de solidarité qui redonnent le sourire en ces temps difficiles. Celui de Fieldfisher dont l’équipe Life Sciences France s’est engagée à aider gratuitement pendant un mois, à raison de 20 heures par dossier, les acteurs engagés dans les essais cliniques contre l’infection, sur les aspects réglementaires et contractuels. Mais aussi la Fondation Linklaters qui a décidé de soutenir le fonds d’urgence mis en place par Assistance Publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP) par un don financier de 15 000 €, au nom de tous les membres du bureau de Paris. Ces fonds contribueront à l’amélioration des conditions de travail du personnel de santé, à la continuité des soins et financeront de nouvelles recherches scientifiques sur le Covid-19. De Gaulle Fleurance & Associés a pour sa part lancé Maladiecoronavirus.fr, une application qui permet d’orienter le patient en fonction de ses symptômes et de désengorger le 15. « Ce type d’initiative donne tout son sens à notre métier et y avoir contribué est source de fierté pour notre société », explique Cécile Théard-Jallu, associée à l’origine de cette mobilisation.