Gestion du temps : la double contrainte
Entre 14h et 18h, votre agenda est bloqué : vous avez une réunion avec un client. À 13h30, votre réunion est annulée. Vous avez devant vous quatre heures non planifiées. Que faites-vous ?
Essayez cette question en réunion d’associés, les réponses seront aussi multiples et variées que vous avez d’associés... Et lorsqu’il y a réponses, sont-elles cohérentes avec les objectifs du cabinet ? Le temps improvisé est-il toujours bien exploité ? Pourquoi est-il facile d’être débordé et si difficile d’être structuré ? Et chacun sait que ne pas planifier, c’est aussi laissez l’urgence prendre le pas sur l’important.
Si l'activité quotidienne d'un cabinet d’avocats vit au rythme des heures dites « facturables » d'un côté et des heures « non facturables », c’est sans doute du fait de l’axiome bien connu : « tout ce qui est facturable est important, le reste est secondaire ».
Chaque associé se retrouve confronté à la contrainte du temps. Comment gérer son temps entre la production et le développement ? Comment optimiser la répartition de ces deux activités fondamentales à la survie du cabinet ? Car lorsque l'associé développe, il ne produit pas, et lorsqu’il produit, il ne développe pas. Dès lors, comment sortir de cette double contrainte ?
Cette dichotomie qu'impose le métier de la prestation intellectuelle oblige à une dictature du court terme pouvant mettre à mal la pérennité même du cabinet. Ainsi que le rappelait David Maister, ancien professeur de la Harvard Business School et gourou américain des services professionnels, « ce que vous faites de vos heures facturables détermine vos revenus actuels, mais ce que vous faites de vos heures non facturables détermine votre futur ». On le voit bien, il faut changer de paradigme et ne plus opposer « facturable » à « non facturable », mais inscrire la totalité de son temps dans un équilibre entre la priorité clients et la pérennité et l'avenir du cabinet.
Pour comprendre comment organiser son temps, il faut comprendre les différents aspects de développement et de gestion d'un cabinet. Si on ne réfléchit pas à ce qui est important et va dans le sens de la stratégie, alors le temps passé sera un temps perdu.
Aussi avons-nous regroupé en dix temps majeurs les points de réflexions utiles au développement d’un cabinet, que ce soit pour ses équipes, ses clients ou la gestion de son cabinet au sens large :
1. Développer les compétences des équipes/associés
2. Connaître et servir ses clients
3. Recruter, former et motiver les collaborateurs
4. Connaître et veiller le marché et la concurrence
5. Partager les connaissances et savoir-faire
6. Développer son réseau de prescripteurs
7. Développer des méthodologies
8. Développer de nouvelles offres
9. Développer son image et sa réputation
10. Mesurer la performance
Désormais, si vous avez quatre heures de libre, demandez-vous si ce que vous allez faire rentre dans l’une de ces catégories et correspond vraiment au meilleur retour sur investissement temps !
