Numérisation des cabinets d'affaires : des progrès, mais peut mieux faire

L’association COM’SG, qui regroupe les office managers et les secrétaires généraux des cabinets d’avocats, et le cabinet de conseil Day One publient une nouvelle étude sur les pratiques liées au numérique dans les cabinets d’avocats, quatre ans après la précédente édition de 2017 qui avait souligné que le numérique structurerait la pratique. Où en est-on ?

Selon Jérôme Rusak, associé de Day One qui a piloté l’étude, réalisée auprès de secrétaires généraux et offices managers de 61 cabinets d’affaires, si ces derniers ont amélioré leur niveau de numérisation, notamment en renforçant les ressources dédiées, la marge de progression est encore importante. Des tendances majeures se dégagent de l’analyse des réponses données par les cabinets, qui ont été interrogés sur quatre grands sujets : la maturité et la culture numérique de la structure, la numérisation des processus de gestion et de production, l’infrastructure et les outils IT du cabinet, ainsi que les ressources consacrées à la numérisation. 

Niveau de numérisation des cabinets

Le niveau de numérisation des cabinets d’affaires a progressé dans tous les cabinets depuis 2017, mais reste insuffisant. La note globale attribuée par l’étude, sur la maturité numérique, s’élève à 6,4 sur 10. La moitié des cabinets estime toutefois avoir un niveau suffisant, en dépit de disparités importantes entre les structures. Le manque de connaissance et d’intérêt des associés pour ces questions sont les deux premiers freins à la numérisation des cabinets d’avocats d’affaires, suivis par l’absence de pilotage par un chef de projet du processus de numérisation et le manque de culture de la maison sur ces questions. Pour 68 % des personnes interrogées, la numérisation est essentiellement synonyme d’acquisition de logiciels. Mais seulement 22 % d’entre elles estiment que la formation est un enjeu majeur.

Il apparaît également que les cabinets sont davantage enclins à numériser leurs systèmes de gestion en interne, et notamment la facturation et la gestion des temps, plutôt que leurs process de production. La relation-client, la gestion de projet, le knowledge management et les CRM sont les secteurs les moins investis par le numérique. En production, les outils de partage de documents sont le plus développés au niveau numérique. Le rapport relève qu’au contraire, assez peu de cabinets ont recours à des outils d’analyse statistique pour le contentieux. Les structures de moins de 100 avocats, plus agiles, semblent avoir un niveau de maturité supérieur à celui des maisons de plus grande taille, puisque leur niveau moyen atteint la note de 2,08/4, contre 1,63/4 pour les cabinets de plus de 100 avocats.

Un tiers des cabinets interrogés stocke ses données dans le cloud, mais les mesures de cybersécurité ne semblent pas être une priorité pour eux. Dans 52 % des cas, le cabinet n’a d’ailleurs pas souscrit d’assurances cyber. Pourtant, 58 % des cabinets ont mis en place, ou vont le faire, des formations à destination des utilisateurs. Quelque 60 % des cabinets ont investi dans un VPN et 27 % dans un bureau virtuel. La plupart des cabinets, en tous cas tous ceux de plus de 100 avocats, équipent leurs équipes d’ordinateurs portables et de smartphones. Quelque 94 % des cabinets interrogés utilisent Office 365 et ses outils collaboratifs, plébiscités par les clients, notamment les directions juridiques. D’après les personnes interrogées, ce logiciel permet également d’améliorer la gestion de projet.

Infrastructures, outils et ressources

Le rapport constate une forme d’insatisfaction des cabinets quant aux logiciels de gestion utilisés (6,3/10). Cette insatisfaction apparaît d’autant plus grande que la taille du cabinet est importante. L’étude conclut qu’il y a là une marge de manoeuvre pour les éditeurs de logiciels de gestion de cabinet, qui pourraient renforcer leurs positions, en améliorant la fiabilité et le caractère intuitif des outils qu’ils proposent à leurs clients avocats.

Les services informatiques sont totalement externalisés dans 66 % des cabinets interrogés dont l’effectif est inférieur à 100 avocats. Au-delà de cet effectif, 60 % des cabinets intègrent totalement ce service support. En termes de moyens humains, tous les grands cabinets (plus de 100 avocats) ont en leur sein un directeur ou un responsable informatique qui peut s’appuyer sur une commission informatique (60 % des grands cabinets), sur une commission innovation (33 %), ou même sur un associé référent numérique (33 %). Les grandes structures commencent également à recruter des digital managers (17 %) et des community managers (33 %). Le ratio moyen est d’un informaticien pour une trentaine d’avocats, quelle que soit la taille du cabinet, et les structures consacrent en moyenne, quelle que soit leur taille, 2 % de leur budget à la technologie de l’information (IT). Cependant, quelque 25 % des cabinets de petite taille n’ont pas identifié de fonction en charge de la numérisation en leur sein et, dans 36 % des cas, cette charge incombe à un associé référent ou à l’office manager (28 %). Notons enfin que dans 1 cabinet sur 5, une structure est dédiée à l’innovation numérique.

Chiffres clés de la numérisation des cabinets d’affaires en France (Étude Day One – COM’SG)