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Efficacité au travail : les lois qu’il faut connaître

L’associé d’un cabinet d’avocats est appelé à multiplier les casquettes : technicien, développeur, manageur et, si possible, informaticien, communicant ou encore trésorier ; le tout dans un contexte où les clients exigent un service de plus en plus qualitatif et rapide. Pour bien exercer ces différentes facettes du métier, se pose la question du temps imparti pour chacune de ces missions. 3 lois, dites « d’intégration au temps », Parkinson, Pareto et des Cycles, permettent de faire gagner du temps et d’aborder plus sereinement l’ampleur de la tâche. Tour d’horizon.

1. La loi de Parkinson
La loi de Parkinson a été énoncée par Mariotte dans le contexte de la capacité de dilatation des gaz : « Un gaz a tendance à remplir tout l’espace disponible ». Cette loi a très vite trouvé d’autres champs d’application, notamment dans le milieu professionnel, par analogie : « toute ressource a tendance à occuper tout l’espace disponible ; plus on a d’argent, plus il en faut ; plus l’espace du bureau est grand, plus d’espace il faut […] ». Et pour le travail : « Plus on a du temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prendra du temps ».
Afin de contrer la loi de Parkinson, il est nécessaire de s’imposer des limites temporelles réalistes à toutes activités, un début et une fin. En effet, fixer des limites de temps conscientes et concrètes, permet de :
- déterminer le point de départ d’une activité, et d’éviter ainsi de se laisser envahir par ces phrases que l’on se répète en boucle : « je le ferai plus tard, il faut que je l’appelle, il faut que je pense à… » « je vais classer mes dossiers... », etc. Établir et noter le point de départ d’une action sur une liste, dans son agenda, permet de passer de l’intention à l’action. Une fois que le point de départ est fixé, il faut le respecter. Par exemple : commencer ses réunions à l’heure prévue, ne pas attendre les retardataires, afin que ceux qui arrivent à l’heure ne perdent pas leur temps et permet de ne pas encourager les autres dans leur mauvaise habitude. Les retardataires qui se sentent attendus arriveront encore et toujours plus tard ! C’est une perte d’énergie et de temps pour tout le monde et une charge financière pour le cabinet d’avocats ;
- déterminer la fin d’une activité, à la prise d’un rendez-vous (jour, heure, lieu ET durée) ;
- impartir pour chaque activité le temps qui semble nécessaire qu’il s’agisse d’une réunion, un rendez-vous, la préparation d’un contrat ou la réalisation d’un projet ;
- laisser de la place à chacune des trois facettes de sa vie : professionnelle, personnelle et familiale.

2. La loi de Pareto
« 20 % d’input donne 80 % de l’output » : cette loi a été énoncée par l’économiste italien Pareto, qui avait constaté que 20 % de la population italienne possédait 80 % des richesses. Elle trouva aussitôt une application dans tous les domaines :
- 20 % des clients apportent 80 % du chiffre d’affaires ;
- 20 % du temps de réunion produit 80 % des décisions ;
- 20 % du personnel cause 80 % des ennuis ;
- 20 % d’un journal contient 80 % d’informations ;
- 20 % du travail donne 80 % de résultats ;
- 20 % du temps est utilisé avec 80 % d’efficacité.

Cette loi apporte une très bonne nouvelle puisqu’elle affirme qu’avec un minimum d’investissement (20 %), on peut avoir d’excellents résultats (80 %).
Cette loi est celle de l’élégance : avec l’air de ne pas y toucher, on peut être excellent. Déléguer les tâches qui occupent les 80 % de son temps redonne du temps disponible, pour occuper à nouveau 20 % avec 80 % d’efficacité !
Le revers de cette loi : si mû par une volonté d’efficacité, une personne vise 100 % de résultats, pour rendre efficace les 20 % restants, elle devra de nouveau investir 80 % de temps supplémentaire. C’est ce qu’expérimentent les perfectionnistes qui passent le plus clair de leur temps à peaufiner alors que la qualité finale de leur travail n’est pas améliorée en proportion.
Un autre revers consisterait à vivre cette loi à l’envers : si 80 % du travail ne fournit que 20 % de résultats, une personne pourrait décider d’accumuler en nombre les activités. Courir sans arrêt, se disperser, oui, mais pour quels résultats… 20 % ?


Il est intéressant que vous vérifiiez l’efficacité de vos investissements dans différentes activités des trois secteurs de votre vie.
Exercice : choisissez 12 activités que vous avez exécutées ces derniers jours, deux dans votre
vie personnelle, deux dans votre vie familiale et 8 dans votre sphère professionnelle.
Posez-vous deux questions sur chaque activité :
- une sur le « vers quoi » : dans quelle mesure cette activité vous a-t-elle fait avancer vers votre objectif ? Si la réponse est positive, elle est évaluée en 20/80. Si la réponse est négative, elle est évaluée en 80/20 ;
- une sur le « comment » : comment ai-je effectué cette activité ? De manière convaincante, rentable, organisée ? Elle sera évaluée en 20/80. Si vous l’avez effectuée dans le désordre, la confusion, elle sera alors évaluée en 80/20.



3. La loi des cycles 
Plus universelle encore que les 2 lois précédentes, la loi des cycles nous fait entrer dans le domaine de la mythologie : « Dans notre univers, tout événement est cyclique ». Les activités ont un début, un déroulement, une fin.
Certains ont des difficultés à gérer l’une ou l’autre partie du cycle, d’autres remettent toujours à plus tard (les procrastinateurs) ; il y a ceux qui calent pendant le déroulement et, enfin, il y a les fignoleurs, aussi appelés les perfectionnistes, qui ne peuvent se décider à mettre le point final.
Il faut que les cycles soient fermés, tant dans le concret que dans l’esprit. Un dossier non rangé, un rapport non terminé, une tasse de café refroidie, etc. montrent que, pour ces activités, il n’a pas été pris de décision, créant confusion et stress.


Test
Les problématiques de départ.  OUI NON
Vous ne savez pas ce que vous devez commencer
Vous ne savez pas par quoi vous devez commencer
Vous êtes un concepteur, mais pour la mise en œuvre vous éprouvez des difficultés
Vous comptez sur les autres alors que vous ne leur avez rien délégué
Vous avez peur de prendre des risques
Les tâches que vous faites habituellement ne vous intéressent pas
Vous êtes submergé par des tâches urgentes et vous ne faites pas celles qui sont importantes
Vous entreprenez trop de choses à la fois

Les problématiques de déroulement. OUI NON
Vous n’utilisez pas de bonnes méthodes de travail
Vous ne connaissez pas l’objectif de la tâche
Vous manquez d’autodiscipline
Vous ne vous êtes pas fixé de limites de temps précises
Vous changez régulièrement d’avis

Les problématiques de la fin. OUI NON
Vous ne connaissez pas l’objectif final
Vous en faites souvent plus que nécessaire
Vous avez du mal à mettre fin à une opération, à un dossier, à une écriture
Vous laissez tomber dès qu’il y a échec



Comment gérer un cycle ?
Pour gérer un cycle, il faut y introduire un élément stable. Par exemple, un groupe se gère par l’élément stable : « le chef ». Si le chef est absent, la confusion s’installe. L’élément stable qui permet de gérer un cycle, c’est l’objectif. L’important est de se soucier du produit final et de la satisfaction de la clientèle.

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