Monter un séminaire client

Parmi les outils de communication mis à disposition des cabinets, le séminaire client est un outil très efficace permettant de mettre en valeur leurs expertises et de fidéliser leurs clients.

La relation entre les cabinets d’avocats et leurs clients a évolué. Conséquences d’une concurrence forte, les cabinets n’ont d’autre choix que d’axer leur communication sur la relation client. Cela passe certes par une excellence technique, mais également par une personnalisation accrue de la relation. La mise en place de séminaires est à l’évidence une démarche essentielle dans le développement de contacts fructueux et pérennes avec leurs clients.

Quelles sont les étapes-clés à respecter dans l’organisation d’un séminaire client ?

1 - Penser l’évènement en amont

1.1 Positionner le séminaire
- Il appartiendra au cabinet d’opter pour un positionnement clair de cet évènement ; il s’agit ici d’un évènement à contenu (à ne pas confondre avec un évènement corporate) ;
- Ce séminaire est-il l’occasion pour le cabinet de nouer un partenariat ? (avec un organisme de formation, un support de presse, un cercle professionnel…).

1.2 Définir les objectifs poursuivis par le cabinet
- Favoriser les échanges d’informations entre les collaborateurs au cabinet ;
- Développer les synergies entre les départements ;
- Informer les clients sur l’ensemble des services proposés par le cabinet en valorisant les expertises porteuses ;
- Susciter de nouveaux besoins chez les clients ;
- Accroître la visibilité de la marque.

1.3 Décrypter les attentes des clients
- Identifier les problématiques récurrentes des clients et anticiper leurs futurs besoins ;
- Développer une relation personnalisée avec ses conseils ;
- Échanger des bonnes pratiques.

1.4 Établir un rétroplanning précis
La mise en place d’un rétroplanning sur une période de deux mois permettra de lister chaque étape et de les valider au fur et à mesure.

1.5 Choisir le format adapté
Petit déjeuner ? Conférence de deux heures suivie d’un cocktail en fin de journée ? Séminaire d’une journée ? Les clients ont souvent peu de temps à dédier à ce type d’évènements. Prévoir une matinée-débat à l’occasion d’un petit déjeuner peut être un format pratique.

1.6 Identifier le sujet porteur susceptible de faire venir les clients
- Cibler en amont des sujets d’actualité ou de fond qui posent des problématiques récurrentes permettant éventuellement de faire du cross-selling et créer des synergies entre les départements ;
- Identifier d’éventuels intervenants extérieurs qui viendraient apporter un éclairage différent ;
- Informer et inviter les journalistes si le sujet et les participants ciblés rendent cette démarche pertinente.

2 - Organiser la logistique du séminaire

2.1 Établir une liste exhaustive des clients ciblés par le cabinet
Rassembler les noms de clients et prospects du cabinet, tous les contacts susceptibles d’être intéressés par ce sujet en interrogeant tous les associés du cabinet.

2.2 Identifier un lieu
Il convient de s’interroger sur la capacité d’accueil de son cabinet, et selon le sujet et la cible, on pourra organiser ce séminaire alternativement au cabinet ou dans un centre d’affaires. L’important est ici de choisir un lieu convivial et central, l’accès facile étant un facteur important dans le choix de la participation des clients.

2.3 Rédiger le programme détaillé du séminaire
Établir un support de conférence qui sera projeté lors du séminaire facilite la compréhension des sujets.

2.4 Préparer les invitations
Diffuser une invitation un mois avant et prévoir une relance dix jours avant le jour J (aujourd’hui, le mail est très adapté).

3 - Capitaliser sur cet évènement
- Initier des relations presse directement liées au contenu présenté à cette occasion permettra au cabinet de capitaliser sur cet évènement ;
- Distribuer à cette occasion un support présentant de manière synthétique et conviviale le cabinet, ses activités et ses membres permet de capitaliser sur la rencontre à plus long terme.

Les séminaires clients, combinés aux autres outils de communication peuvent être, en cette période de crise, des évènements permettant de fidéliser durablement une clientèle et de gagner des parts de marché.