Mettre en place une solution de signature electronique
Directeurs juridiques, pour la Saint Valentin offrez-vous la signature électronique !
La signature électronique pour moderniser et fluidifier les processus.
En décidant de recourir à la signature électronique pour les documents, en particulier les contrats, qu’elle gère la Direction Juridique, même si elle n’est pas le premier utilisateur de l’outil, lancera une dynamique qui profitera sans aucun doute à d’autres directions dans l’entreprise : les Ressources humaines ou les Achats, qui ont d’importants volumes de documents à faire signer, imagineront facilement de nouveaux cas d’usage pour l’outil.
La Direction Juridique s’imposera ainsi comme moteur de la digitalisation dans l’entreprise.
LA SIGNATURE ELECTRONIQUE EST PAR PRINCIPE JURIDIQUEMENT VALABLE
Des bases juridiques solides : le règlement européen sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur dit règlement eIDAS est applicable depuis le 1er juillet 2016. Il donne un cadre juridique commun à la signature électronique et accorde une valeur juridique aux documents électroniques.
Depuis le 29 septembre 2018, le texte rend également obligatoire la reconnaissance mutuelle des moyens d’identification électronique. L’Union européenne s’est ainsi dotée d’un socle juridique qui confère à toute signature électronique valablement obtenue la même valeur qu’une signature manuscrite.
Des critères d’authentification établis : le règlement créé trois niveaux de signature électronique auxquels il associe des degrés de contrôle différents :
- Signature électronique « simple » : elle correspond au premier stade de sécurité et favorise un usage fluide et rapide ; le règlement européen eIDAS n’impose pas d’exigence spécifique pour ce type de signature électronique. Les prestataires qui la proposent y ajoutent plusieurs options de contrôle de l’identité du signataire (adresse mail + envoi d’un code par sms par exemple)
- Signature électronique avancée : elle doit répondre aux critères suivants : (1) être liée au signataire de manière univoque, (2) permettre d’identifier le signataire, (3) être créée à l’aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif et (4) être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable. Dans ce cadre, les prestataires proposent de contrôler la pièce d’identité du signataire en vérifiant son nom, son prénom, ses date et lieu de naissance et en recourant à des algorithmes qui contrôlent l’authenticité du document (filigrane, guillochis…)
- Signature électronique qualifiée : signature électronique avancée qui repose sur un certificat qualifié de signature électronique.
Certains prestataires proposent dans ce cadre une authentification supplémentaire qui consiste en une rencontre, en personne ou par visioconférence, entre le signataire et un agent assermenté afin de respecter la réglementation ou la pratique de certains pays pour certains contrats (Inde, Chine par exemple).
Une dynamique professionnelle favorable
Les modes de travail évoluent : les populations sont de plus en plus nomades, de moins en moins présentes dans des bureaux individuels dans lesquels on déposait autrefois une pile de parapheurs à signer (avec un « papillon de transmission » agrafé sur le parapheur pour rappeler au signataire l’objet du document et retracer le circuit de validation ainsi que des post it pour lui indiquer où apposer son paraphe, sa signature, etc).
La préparation du document et la gestion du processus de signature électronique peuvent désormais être faites en tout lieu depuis un ordinateur, un smartphone, une tablette, en mode ATAWAD (Any Time, Any Where, Any Device).
La personne en charge de récupérer les signatures peut, quant à elle, suivre le processus de signature en temps réel et programmer la relance automatique des signataires. Elle dispose de tableaux de bord lui permettant de mesurer facilement le temps gagné avec l’outil et de formaliser certains KPIs (nombre de documents signés sur une période, délais moyens d’obtention des signatures…).
RECAPITULATIF DES BENEFICES ET AVANTAGES
Authentification forte du signataire : le signataire est authentifié, soit par son adresse e-mail, soit par un numéro de téléphone, soit encore grâce à une pièce d’identité.
Traçabilité : il est toujours possible de savoir qui est l’auteur, le viseur, le signataire de tel ou tel document. Les outils proposent un horodatage qui permet de savoir à quelle date et à quelle heure une action a été réalisée.
Sécurisation de l’amont et de l’aval : lorsque les options les plus avancées sont choisies, l’ensemble de la gestion des documents peut être optimisée et sécurisée sur une même plateforme. Le recours à un outil end to end assure l’intégralité et l’intégrité du processus, de la création du document à son stockage voire son archivage. Toutes les étapes seront électroniques, les droits d’accès seront contrôlés et vérifiables à tout moment.
Centralisation : l’ensemble des documents et des informations sont conservés en un lieu sécurisé et unique.
Définition et rationalisation des circuits de validation et de signature : la mise en place de l’outil est l’occasion de formaliser, de mettre à jour et de communiquer les processus internes de validation et de signature, les délégations de pouvoirs, etc.
Gain de temps : les temps d’impression des documents, de mise sous pli, de préparation de courriers électroniques ou postaux, de réception, de relances, de scan, de stockage et d’archivage sont supprimés – libérant ainsi du temps au collaborateur qui en avait la charge lequel pourra se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Simplicité de mise en place et d’utilisation des outils : les prestataires font de l’expérience utilisateur un élément clef de leurs solutions. Les outils sont intuitifs et conviviaux. Ils ne nécessitent pour l’utilisateur aucune formation.
Coût modéré : les prix proposés par les prestataires varient en fonction du nombre d’utilisateurs et/ou du volume de documents à signer, des options choisies et de la durée d’engagement ... Il convient de rapprocher ce coût des économies réalisables en frais de matériels, de courrier ou de coursier et de valoriser le temps libéré aux signataires comme aux personnes en charge de la gestion des documents.
Eco-friendly : l’ensemble du processus peut être géré depuis un ordinateur. Moins d’encre, de papier et de transports … un pas de plus vers la réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise !
UN OUTIL A METTRE EN PLACE EN MODE GESTION DE PROJET
Projet transverse à l’entreprise, la mise en place d’un outil d’e-signature doit se gérer en mode projet.
Les grandes étapes à respecter :
Choix d’un outil de signature électronique
- Etablir un cahier des charges avec la Direction des Systèmes d’Informations
- Rechercher des retours d’expérience (REX) sur un ou plusieurs outils de signature électronique
- Choisir un prestataire ou lancer un Appel d’Offres ; les prestataires sont nombreux (DOCAPOSTE, ADOBE SIGN, DOCUSIGN, E-CLOSING, UNIVERSIGN, EVERSIGN, YOUSIGN, SIGNEASY…) et il est très facile d’avoir des démos de leurs solutions et des comptes test ; il est aussi important de tester les outils avec l’équipe projet
- Si AO, soutenances et choix du prestataire
- Implémenter les circuits de validation interne et des règles de Work Flow propres à l’entreprise
Déploiement de l’outil et conduite du changement
- Etablir un plan de déploiement interne par pôle, département
- Choisir soigneusement un pôle pilote : le succès de l’utilisation de l’outil par ce pôle doit être de nature à provoquer l’envie chez les collaborateurs qui ne font pas partie du pilote
- Former et sensibiliser les opérationnels et les juristes à l’utilisation de l’outil grâce à un kit de déploiement (clause à insérer dans les contrats, process de demandes des informations aux tiers pour utiliser la signature électronique). Pour inciter les collaborateurs à utiliser l’outil, il est possible d’organiser un mini concours et de décerner des « badges » aux plus gros utilisateurs de la solution.
- Etablir des KPIs pour suivre le déploiement et communiquer au Groupe les bénéfices de la mise en place de la signature électronique (gain de temps, RSE pour les économies de papier…)