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Méthodologie des réunions efficaces et constructives (2ème partie)

Les participants
Participer à une réunion ne revêt pas la même signification pour tous. Pour certaines personnes, être convié à une réunion est important car c’est un signe d’inclusion dans un projet ou un processus de prise de décision, ou, encore plus simplement, dans un groupe. A l’inverse, ne pas être invité à participer renvoie à des questions de statuts, de rôles et donc peut renforcer des sentiments d’exclusion.
On voit même parfois des cas dans lesquels certaines personnes font tout pour être conviés à des réunions et n’y viennent pas au dernier moment.
Au-delà des problématiques personnelles, il est important de comprendre que si les rôles au sein du cabinet ne sont pas clairement définis (« qui fait quoi ? « qui est responsable de quoi ? »), la question des participants aux réunions selon les sujets abordés sera toujours problématique. Ceci vaut aussi bien pour les avocats (et notamment les associés) que les services support.

L’écoute
Parmi les frustrations les plus courantes, on peut noter l’absence d’écoute entre les participants aux réunions. Or sans écoute mutuelle, on ne peut obtenir une communication et un travail collectif efficaces.

Les principaux obstacles à une écoute attentive et constructive en réunion sont :
- La façon dont sont formulés les points de vue et dont ils sont reçus par les autres participants – souvent sous forme « d’attaque personnelle »
- L’absence de moments pour exprimer ce qu’on pense ou ce que l’on ressent
- L’absence d’autodiscipline ou de modérateur qui impose le silence, répartit ou gère le temps de parole et recentre les débats lorsque nécessaire
- Les « distractions » de tous genres, et en particulier les ordinateurs, téléphones portables et autres Blackberry.

Il est donc recommandé d’avoir un animateur qui va créer un climat propice à l’écoute et au bon déroulement des débats.

L’expression individuelle est, bien souvent, source de malentendus, voire de conflits, car nous éprouvons souvent des difficultés à nous faire la part des choses entre nos émotions et nos raisonnements. De plus, nous utilisons souvent des formulations inappropriées. L’animateur peut alors avoir un rôle à jouer important, qui consiste à reformuler ou demander des clarifications. Les techniques de reformulations et de clarifications peuvent s’apprendre dans le cadre de formations à la conduite de réunions ou d’entretiens. Elles ne doivent surtout pas rester l’apanage des consultants externes !

La gestion du temps et des priorités
Un autre reproche adressé fréquemment aux réunions est leur durée trop longue et l’absence de gestion du temps.
Remarquons que certaines personnes ont, par tempérament, peu de patience et une attention limitée dès lors que le temps est consacré à des discussions et pas à l’action. Ces personnes préfèrent naturellement agir plutôt qu’écouter et s’ennuient souvent en réunion (sauf si elles en assurent l’animation). C’est une bonne raison pour gérer intelligemment le temps consacré à chaque sujet. Avec l’expérience et une petite préparation en amont, il est possible d’attribuer à chaque point de l’ordre du jour une durée indicative qui permet de vérifier que la réunion ne va pas durer 5h alors qu’on a prévu un créneau de 1h30 dans les agendas… Ce petit contrôle de cohérence à faire par les organisateurs de la réunion permet d’éviter le piège de l’ordre du jour trop chargé, dont on ne traitera, que quelques points. Il permettra également de vérifier que les priorités sont bien définies, à la fois en ce qui concerne l’ordre chronologique des sujets traités et le temps imparti pour chacun. De façon générale, la durée optimale d’une réunion est de 2 heures.

Les supports d’information
Dans le cas de certaines réunions, notamment celles portant sur des décisions à prendre, il est crucial que chacun soit au même niveau d’information. Les documents peuvent être distribués à l’avance si nécessaire, afin que chacun puisse s’approprier leur contenu. Toutefois, il est important de rester réaliste : trop souvent les participants ne prennent pas le temps de lire les documents en amont de la réunion. Il sera donc nécessaire de rappeler verbalement, en cours de réunion, les éléments d’information les plus importants.

La présentation Powerpoint est un outil intéressant qui nécessite une préparation et une véritable réflexion sur les messages que l’on veut faire passer. Elle peut s’utiliser avec succès autant pour les réunions d’information que pour celles consacrées à la prise de décision. L’expérience montre que la présentation Powerpoint, à condition qu’elle soit rédigée clairement, peut être utile même dans une réunion avec peu de participants (4 ou 5 personnes).
Ordre du jour de la réunion
L’ordre du jour de la réunion vise avant tout à permettre aux participants de comprendre ce que l’on attend d’eux. A sa lecture, ils doivent donc pouvoir repérer quels sont les objectifs de la réunion : information, prise de décision ou debriefing d’actions (cf fiche 1ère partie) ? Toute précision sur le rôle et les attentes est également bienvenue. Par exemple, on précisera volontiers aux participants qu’ils devront faire un choix définitif sur tel ou tel sujet.

Suivi de la réunion
Le suivi d’une réunion est très important et doit nécessairement s’appuyer sur un compte-rendu, un procès-verbal ou un relevé de décisions. Il est parfois très utile d’inclure dans les comptes-rendus un plan d’action sous forme de tableau à plusieurs colonnes : action/échéance de l’action/responsable/ressources nécessaires/commentaires. Ce tableau permettra un suivi rapide et efficace lors d’un point de debriefing.
De façon générale, les comptes-rendus ou relevés de décisions doivent être rédigés de façon synthétique et toujours rappeler les objectifs avant de présenter la décision prise.