« Débriefer » pour mieux gérer
« Débriefer » est un mot issu de l’anglais (« brief » signifie « instruction ») qui signifie « faire le point ou faire un bilan rapide à chaud après une action, un événement ». Le débriefing peut être pratiqué pour tous types de situations ou d’événements : réunions et événements clients, pitchs, réunions internes, formations, entretiens de recrutement, etc.
Il s’agit d’une pratique de management d’équipe trop rarement utilisée, essentiellement pour deux raisons : la première est la tendance à passer d’une activité à une autre pour éviter de perdre du temps ; la seconde est la peur (consciente ou non) du jugement (le sien et celui des autres). De nombreuses personnes (y compris les dirigeants ou les managers) craignent en effet de recevoir des retours négatifs et ont souvent tendance à fuir les débriefings. Il est donc important de revenir sur les bénéfices du débriefing et de le mener dans un état d’esprit bienveillant et selon une méthode à la fois efficace (pas de perte de temps) et évitant l’écueil du « règlement de compte ».
Les bénéfices du débriefing
- permettre une amélioration des façons de fonctionner en collectif (méthodes de travail/organisation du travail, règles du jeu) ;
- éviter les frustrations et les non-dits ;
- partager les points de vue, les analyses, les « ressentis » sur une expérience pour construire une démarche de travail collective et collaborative ;
- tirer les enseignements d’une situation sans juger ou chercher un coupable.
Pour un débriefing efficace...
- prévoir un temps dédié (de 5 à 60 minutes selon l’objet du débriefing et le nombre de personnes présentes) ;
- utiliser une série de questions – de préférence communiquées à l’avance aux personnes participant au débriefing ;
- documenter les conclusions du débriefing.
Exemples de questions
• Avons-nous répondu aux objectifs fixés initialement ?
Cette question suppose que la situation ou l’action qui fait l’objet du débriefing répondait à des attentes ou des objectifs clairs, explicites et partagés. Elle s’intéresse aux résultats.
• Avons-nous constaté des bénéfices non anticipés ?
Cette question permet de ne pas s’en tenir aux attentes initiales et d’ouvrir la discussion.
• Qu'est-ce qui a particulièrement bien fonctionné ?
On notera la formulation de cette question qui ne focalise pas l’attention sur les personnes. Cette question vise la façon dont on a procédé. Elle peut couvrir plusieurs thèmes :
- les aspects techniques et logistiques (par exemple, éclairage, fonctionnement du vidéoprojecteur, etc.) ;
- le déroulé de l’événement : les différentes étapes, le respect du timing prévu ;
- le contenu de l’événement (par exemple, les messages qui ont été diffusés lors d’une réunion) ;
- le comportement des intervenants.
• Qu'est-ce que nous pourrions faire mieux/différemment la prochaine fois ?
Au lieu de s’attarder trop longtemps sur les points négatifs, cette question permet de passer directement à des points d’amélioration, aux thèmes de la question précédente.
• Quels sont les retours factuels des clients/des autres parties prenantes ?
Un débriefing fait souvent émerger le fait que dans une situation donnée, par exemple une réunion, chaque personne va vivre ce qui s’est passé de façon différente. Il peut être important de réunir le maximum d’informations factuelles pour avoir le plus d’objectivité possible.