Les QRSVA, un vivier d’optimisation du quotidien des juristes
Bien souvent, l’activité des directions juridiques est polluée par des questions à faible impact sur l’activité de l’entreprise ou dont l’enjeu juridique est faible. Ces Questions Récurrentes Sans Valeur Ajoutée (QRSVA) peuvent être passées au crible pour permettre aux juristes de gagner du temps.
Evolutions de la fonction juridique
Le rôle des juristes dans l’entreprise est de plus en plus complexe et de plus en plus polyvalent :
- du fait de l’augmentation du nombre de normes à appréhender (+75% du nombre de pages au Journal Officiel en 40 ans d’après Le Monde),
- du fait de la complexification des demandes à remonter au régulateur (Sapin II, GDPR…),
- ou du fait des demandes en provenance des directions générales de rationaliser les dépenses à tous les étages de l’entreprise et donc aussi pour la direction juridique.
Par ailleurs, la fonction juridique est une des fonctions les plus transverses de l’entreprise. « Transverse » dans le sens où les juristes sont une des rares fonctions de l’entreprise à être en interaction avec la quasi-totalité des autres parties prenantes de l’entreprise.
Ces interactions concernent aussi bien les autres fonctions support de l’entreprise que les fonctions opérationnelles. La montée en puissance des juristes dans l’entreprise s’est donc accompagnée d’une forte implication aux côtés de leurs clients internes.
Les QRSVA, fléau du quotidien des juristes
Et pourtant. C’est sur ce terreau et dans cet environnement que les juristes ont vu fleurir des questions à faible intérêt juridique et dont l’impact sur le business est faible. A force d’accompagner des juristes confrontées à ces questions nous en avons tiré un acronyme : chez Day One on parle de Questions Récurrentes Sans Valeur Ajoutée, les QRSVA. Les juristes ont, sur le sujet, un langage plus fleuri qui ne peut être repris ici.
Les exemples suivants sont tirés de cas réels :
• Traductions effectuées par les juristes au motif que personne d’autre ne parle aussi bien la langue,
• Relecture de courriers, parce que tout courrier est assimilé à « du juridique », alors que certains e-mails sont bien plus engageant qu’un courrier,
• Validation de factures au motif que seuls les juristes sont au courant du montant puisque celui-ci se trouve dans un contrat,
• Demandes d’explications d’acronymes propres à l’entreprise, du fait que le juriste reste dans l’entreprise plus longtemps, en moyenne, que ses clients internes et a donc une meilleure connaissance des acronymes et des habitudes de l’entreprise,
• …
Lors de missions d’amélioration du quotidien des juristes, le premier mouvement est donc de quantifier et de chasser ces micros-sujets très chronophages et qui n’entrent pas dans le périmètre normal des attributions du juriste.
Ces sujets sont chronophages à plusieurs niveaux :
1. pour le temps qu’ils occupent pour être traités
2. et pour le temps qu’ils occupent dans la coupure qu’ils provoquent dans l’activité du juriste. Le juriste qui prend le temps de traiter une QRSVA devra ensuite reprendre le temps de se replonger dans ses dossiers.
Traiter les QRSVA
Les juristes sont les premiers à faire la différence entre le service que l’on peut rendre et l’abus que cela peut engendrer. La direction juridique ne doit pas devenir le guichet des solutions faciles pour compenser les imperfections inhérentes à toute organisation. A contrario, il convient de redoubler d’inventivité pour répondre aux besoins non-satisfaits que révèlent ces QRSVA. Les juristes apporteurs de solutions ont ici une opportunité de rester proches de leurs clients internes en leur proposant une réponse à des questions légitimes, sans pour autant traiter ces questions. Les juristes doivent donc veiller à ce que les clients internes puissent trouver une réponse à ces QRSVA et ne pas simplement s’en débarrasser.
A chaque problème correspond la bonne solution à mettre en œuvre et le recours à la technologie est bien souvent exploité pour permettre un traitement efficace de ces QRSVA.
Il s’agira par exemple de :
• Inciter les clients internes à recourir à un prestataire externe pour les tâches de traduction,
• Réorganiser l’information pour en faciliter l’accessibilité et ainsi éviter de déranger le juriste,
• Structurer des formations pour permettre aux clients internes de s’imprégner des véritables enjeux juridiques,
• Guider les clients internes dans la réalisation de tâches juridiques simples, en vue de leur faire gagner du temps,
• Coordonner l’ensemble des ressources de la Direction Juridique grâce au Corporate Legal Operations Officer
Les QRSVA deviennent donc un vivier d’optimisation. La masse de ces questions une fois réduite à peau de chagrin permet aux juristes de gagner ce qu’ils ont de plus précieux dans leur quotidien : du temps. En traitant ces sujets, il est possible de faire gagner jusqu’à plusieurs heures par semaine aux juristes. Plusieurs heures cela semble dérisoire, mais multiplié par le nombre de personne, par le nombre de semaines et transformé en Equivalent Temps Plein (ETP), cela devient une manne. A l’heure où la rationalisation est à l’œuvre jusque dans les directions juridiques, cette piste est un levier important et une source de revalorisation du quotidien des juristes.
Plus encore, en recentrant les juristes sur leur cœur de métier c’est l’entreprise qui en ressort mieux protégée : un juriste qui a le temps c’est un juriste qui peut se former et qui peut innover dans les solutions qu’il propose.