Business Intelligence au service des cabinets d’avocats… les outils du management
Pour manager et piloter un cabinet d’avocats il ne suffit plus aujourd’hui de recevoir ses comptes annuels et de suivre sa facturation... Gérer une entreprise impose de connaître un grand nombre de paramètres qu’il convient ensuite de recouper et d’analyser. La Business Intelligence (BI) permet de stocker des informations et les regrouper selon des critères informatiques pour les traiter les restituer et faciliter la prise de décision.
Il existe sur le marché toute sorte d’outils informatiques, du plus simple au plus complexe, permettant de mettre en place les tableaux et outils décisionnels.
Le premier apport de la Business Intelligence est de rassembler les données dans ce qu'on appelle la data warehouse (véritable « entrepôt » de données de l’entreprise). Ces données représentent la connaissance et la mémoire concernant les clients, fournisseurs, employés ou les partenaires du cabinet.
Ensuite, il s'agit d'extraire les données pertinentes pour chaque décideur (comité de direction, managing partner, secrétaire général ou office manager…) et d'analyser les données afin de leur permettre d’en connaitre la véritable signification. La vocation première de la BI est incontestablement de fournir les informations nécessaires au pilotage de l'activité.
I – Rôle essentiel du data warehouse
Le data warehouse est l'élément central de la mise en place d’outil décisionnels. Il rassemble en son sein les informations pertinentes réparties dans le cabinet et ce quelle que soit la source. Il doit répondre à trois fonctions principales : l'acquisition, le stockage et la restitution.
La plus grande difficulté est d’ordre humain. Il faut rassembler des données qui proviennent de plusieurs acteurs, voir d’équipes ou de services : associés, département lorsqu’il y en a, comptabilité, facturation, communication, etc. Il faut impérativement qu’un responsable soit désigné pour animer et gérer ce type de projet.
II – Les outils
La mission dévolue aux outils de BI est de mettre en forme, distribuer et présenter l’information pertinente aux décideurs.
La plupart des progiciels français de gestion de cabinet, bien qu’ayant une grande richesse en matière d’édition de gestion, n’intègrent pas d’outil permettant aux utilisateurs de développer eux-mêmes des tableaux décisionnels. Au mieux, ils permettent de réaliser des exports de données ou des requêtes simples (requêtes de type SQL) qui seront ensuite exploités par des applicatifs tiers.
Les outils de BI existants sont nombreux et divers. Ils vont des plus simples (du type tableur) aux plus complexes (intégrés à des suite de type ERP d’entreprise).
En utilisant Excel ® de Microsoft, par exemple, vous faites de la BI sans le savoir. Le fait de pouvoir intégrer dans une feuille des données importées de plusieurs outils (logiciels de gestion de contacts, dossiers, temps passés, facturation…), de les croiser et analyser, permet déjà de réaliser de véritables tableaux de bord décisionnels.
Cet outil à cependant ses limites et il existe des progiciels beaucoup plus puissants. On peut citer parmi les plus connus : Business Object (BO), Cognos Impromptu, Crystal Reports.
Il est aujourd’hui acquis que ces outils vont être à l’avenir les partenaires indispensables des cabinets qui souhaiteront non seulement mettre en place de vrais outils de pilotage de leurs activités, mais également mettre en place et suivre une véritable stratégie de développement.